Documentos oficializados
Código GD01-F40 Versión 4
Título PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO - PGDEA Tipo documento FORMATOS
Fecha de vigencia 31-12-2024 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación En el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo ¿ PGDEA es una herramienta que establece los lineamientos que le permitirá a la entidad una transición de una gestión de documentos y expedientes físicos e híbridos a una gestión documental electrónica, asegurando el valor probatorio de los documentos y su preservación a lo largo del ciclo de vida.
Modificado por LYNDA MARIA CRISTINA CASTELLANOS RODRIGUEZ / TECNICO ADMINISTRATIVO Fecha 2024-12-20 12:11:32
Revisado por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2024-12-20 17:11:58
Revisado técnicamente por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2024-12-30 23:01:01
Aprobado por LUDIS ELVIRA AGAMEZ ORDOÑEZ / COORDINADORA Fecha 2024-12-31 09:05:25
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2024-12-31 12:26:02
Publicado por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2024-12-31 12:36:32
Criterios de actualización
  • Actualización o surgimiento de normativa relacionada al proceso
    		•
    Documento de copia no controlada GD01-F40_V4.docx
    DOCUMENTOS RELACIONADOS
    Documentos internos Documentos externos
    Documentos relacionados Anexos
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    		* Anexo 1 Formato Digitalización Certificada.xlsx
    * Anexo 2 Registro Protocolo Digitalización Certificada.xlsx
    * Anexo 3 Protocolo de la radicacion de entrada 100 electronica.docx
    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    * Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones
    * Acuerdo 001 de 2024 Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.
    * Circular 002 de 1997 Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos
    * Decreto 1080 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura
    * Decreto 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado
    * Ley 1437 de 2011.Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
    * Ley 527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones
    * Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
    * Norma 15489 de 2017 Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Conceptos y principios NTC-ISO 15489-1:2017.
    * Norma 18128 de 2016 Información y documentación. Evaluación del riesgo para procesos y sistemas de registros NTC-ISO-TR 18128:2016
    * Norma 23081 de 2018 Información y documentación. Procesos para la gestión de registros. Metadatos para los registros. Parte 1: principios. NTC-ISO 23081-2:2016
    * Norma 27001 de 2013 Tecnología de la información. técnicas de seguridad. sistemas de gestión de la seguridad de la información. requisitos.
    * Norma 30301 de 2019.Información y documentación. Sistemas de gestión de registros. Requisitos.
    CONTROL DE CAMBIOS
    De manera general se hace corrección sobre la numeración de títulos y subtítulos:En el numeral: 2.1 OBJETIVO ESPECIFICO, se hacen mejoras en la redacción.En el numeral 5. GLOSARIO, Se incluye conceptos.En el numeral: 7 REFERENCIAS NORMATIVAS, se agrega el Acuerdo 001 del 2024 del AGN.En el numeral: 9.3.4 FIRMA DEL ÍNDICE ELECTRÓNICO, se hace referencia al Acuerdo 001 del 2024 del AGN.En el numeral: 12 ACTIVIDADES PARA AVANZAR EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA ¿Se identificaron las actividades ejecutadas y las pendientes por ejecutar desde el momento de la actualización del Programa.¿Se programaron nuevas actividades a ejecutar desde el 2024 y hasta el 2026. ¿Se agrego una numeración por ítems a cada actividad.
    SOPORTES
    No hay soportes