Documentos oficializados
Código GD01-F29 Versión 2
Título PROGRAMA DE ALMACENAMIENTO Y REALMACENAMIENTO Tipo documento FORMATOS
Fecha de vigencia 18-10-2022 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación Este programa establece los lineamientos y especificaciones técnicas que debe cumplir el mobiliario y las unidades de almacenamiento empleadas para los diferentes soportes documentales, en los que se recibe y produce la información de la Entidad, conforme con los instrumentos archivísticos existentes. Así mismo, se establecen las acciones a corto, mediano y largo plazo que garanticen la conservación documental, en cumplimiento del Acuerdo 049 de 2000
Modificado por LYNDA MARIA CRISTINA CASTELLANOS RODRIGUEZ / TECNICO ADMINISTRATIVO Fecha 2022-09-30 20:53:35
Revisado por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2022-10-10 09:11:52
Revisado técnicamente por ERIKA MARCELA SANABRIA SUAREZ / CONTRATISTA Fecha 2022-10-10 09:11:52
Aprobado por VIVIANA ANDREA RODRIGUEZ FLOREZ / COORDINADOR Fecha 2022-10-14 18:03:03
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2022-10-18 08:50:04
Publicado por MIGUEL ELIECER TORRES MARTINEZ / CONTRATISTA Fecha 2022-10-18 13:28:33
Criterios de actualización
  • Actualización documental (cada dos años)
    Ajuste, cambios de método, o nuevas operaciones que requieren actualización en documentos (procedimientos, formatos, manuales, instructivos) relacionados al proceso
  • Documento de copia no controlada GD01-F29_V2.docx
    DOCUMENTOS RELACIONADOS Y ANEXOS
    Documentos relacionados Anexos
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    * 10. Ficha Técnica Entretela.docx
    * 11. Ficha Técnica Gancho legajador pequeño 6cm.docx
    * 12. Ficha Técnica Gancho legajador plástico largo 12cm.docx
    * 13 Ficha Técnica Gancho legajador plástico largo 18cm.docx
    * 14. Ficha Técnica papel Kraft.docx
    * 15. Ficha Técnica papel seda blanco.docx
    * 16. Ficha Técnica papel tyvek.docx
    * 17. Ficha Técnica Sobrecubiertas Laterales.docx
    * 18. Ficha Técnica Sobres tamaño carta.docx
    * 19. Ficha Técnica Clips Plastificados.docx
    * 20. Ficha Técnica Esfero negro.docx
    * 2022-09-301. Ficha Técnica Adhesivo en barra.docx
    * 2022-09-302. Ficha Técnica Caja referencia X200.docx
    * 2022-09-303. Ficha Técnica Caja referencia X300.docx
    * 2022-09-304. Ficha Técnica Carpeta de solapas laterales (cuatro (4) aletas) en propalcote.docx
    * 2022-09-305. Ficha Técnica Carpeta de yute extra rígida.docx
    * 2022-09-306. Ficha Técnica Carpetas dos aletas en propalcote.docx
    * 2022-09-307. Ficha Técnica Carpetas solapas laterales en cartulina desacidificada.docx
    * 2022-09-308. Ficha Técnica Cinta de Faya.docx
    * 2022-09-309. Ficha Técnica Cinta Filmoplast-p.docx
    * V8_Guia_Sistema_Integrado_de_Conservacion (1).pdf
    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    * Ley Ley 1712 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones
    * Ley Ley 594 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
    * Decreto Decreto 1499 de 2017 Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 175
    * Ley Ley 80 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública
    * Decreto Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”
    * Ley Ley 4 Código de Régimen Político y Municipal
    * Ley Ley 43 Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales.
    * Acuerdo Acuerdo 011 Por el cual se establecen los criterios de conservación y entidad de documento
    * Acuerdo Acuerdo 047 Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo” del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación”
    * Acuerdo Acuerdo 049 Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
    * Acuerdo Acuerdo 006 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de documentos” de la Ley 594 de 2000.
    * Norma Norma Técnica 3458 Higiene y Seguridad. Identificación de tuberías y servicios.
    * Norma Norma Técnica 5397 Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Características de calidad.
    * Norma Norma Técnica 6104 Materiales para registro de imágenes. Discos ópticos. Prácticas de almacenamiento.
    * Norma Norma Técnica 1500 Código colombiano de instalaciones hidráulicas y sanitarias.
    * Norma Norma Técnica 2050
    * Norma Norma Técnica 4568 Información y documentación. Papeles para documentos. Requisitos de permanencia
    * Norma Norma Técnica 5921 Información y documentación. Requisitos de almacenamiento de material documental en archivos y bibliotecas.
    *ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO
    *ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
    *ARCHIVO CENTRAL
    *ARCHIVO DE GESTIÓN
    *ARCHIVO HISTÓRICO
    *CALIDAD DE ARCHIVO
    *CARPETA
    *CONSERVACIÓN
    *CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
    *CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
    *CONSERVACIÓN PREVENTIVA
    *CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS
    *CONSERVACIÓN TOTAL
    *CONSERVACIÓN – RESTAURACIÓN
    *CUSTODIA DE DOCUMENTOS
    *DEPÓSITO
    *DEPÓSITO DE ARCHIVO
    *DOCUMENTO DE ARCHIVO
    *DOCUMENTO ESENCIAL
    *DOCUMENTO HISTÓRICO
    *DURABILIDAD
    *EMBALAJE
    *ESTANTERÍA
    *FORMATO
    *GESTOR DOCUMENTAL PRINCIPAL
    *GESTOR DOCUMENTAL SECUNDARIO
    *GRAN FORMATO
    *LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
    *MEDIANO FORMATO
    *PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
    *RESTAURACIÓN
    *SOPORTE DOCUMENTAL
    *SUCIEDAD
    *SUPERIOR A GRAN FORMATO
    *UNIDAD DE CONSERVACIÓN (GD)
    CONTROL DE CAMBIOS
    Se realiza la actualización del documento en los siguientes numerales: Numeral 3. Problemas a solucionar, se suprimen situaciones detectadas, que se han ido solucionando en el proceso de implementación del programa. Numeral 7.5. Se incluye el Formato Registro de Actividades de Intervención en Conservación GD01-F41. Se incluye el numeral 7.8. Realizar y/o verificar las actividades de intervenciones menores en conservación. Numeral 8. Tiempo de ejecución, se actualiza la frecuencia de realización de algunas actividades y se incluye la actividad del numeral 7.8. Numeral 9. Se actualizan los recursos del programa, de acuerdo con los resultados de la implementación de este. Numeral 12. Se incluye el Formato Registro de Actividades de Intervención en Conservación GD01-F41, ficha técnica lápiz mina negra y ficha técnica esfero negro. Se incluye el numeral 12.1 Documentos externos y numeral 13 Resumen cambios respecto a la anterior versión.
    SOPORTES
    No hay soportes