Documentos oficializados
Código GD01-I11 Versión 2
Título INSTRUCTIVO LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO Y DOCUMENTOS DE ARCHIVO Tipo documento INSTRUCTIVO
Fecha de vigencia 17-09-2024 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación Este instructivo establece los lineamientos y las actividades que se deben realizar para garantizar una adecuada limpieza de las unidades de almacenamiento de archivo (cajas y carpetas). Así mismo, establece los lineamientos y las actividades para realizar una adecuada limpieza y desinfección de los documentos de archivo en caso de ser requerida, con el fin de garantizar la integridad y funcionalidad de los soportes documentales en papel de la Entidad, como resultado de la implementación del Programa de Saneamiento Ambiental.
Modificado por LYNDA MARIA CRISTINA CASTELLANOS RODRIGUEZ / TECNICO ADMINISTRATIVO Fecha 2024-09-16 16:09:22
Revisado por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2024-09-16 20:05:14
Revisado técnicamente por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2024-09-16 20:33:14
Aprobado por LUDIS ELVIRA AGAMEZ ORDOÑEZ / COORDINADORA Fecha 2024-09-17 08:56:57
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2024-09-17 18:21:32
Publicado por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2024-09-17 18:34:17
Criterios de actualización
  • Actualización documental (cada dos años)
    		•
    Documento de copia no controlada GD01-I11_V2_copia_no_controlada.pdf
    DOCUMENTOS RELACIONADOS
    Documentos internos Documentos externos
    * Guía para la elaboración e implementación del Sistema Integrado de Conservación
    Documentos relacionados Anexos
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    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    * Ley Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
    		*ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
    *ALTERACIONES DE TIPO BIOLÓGICO
    *ALTERACIONES DE TIPO FÍSICO
    *ALTERACIONES DE TIPO QUÍMICO
    *ARCHIVO CENTRAL
    *ARCHIVO DE GESTIÓN
    *ARCHIVO HISTÓRICO
    *BIODETERIORO
    *BIOSEGURIDAD
    *CARGA DE POLVO
    *CARGA MICROBIANA
    *CARPETA
    *CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
    *CONSERVACIÓN PREVENTIVA
    *CONSERVACIÓN – RESTAURACIÓN
    *CUSTODIA DE DOCUMENTOS
    *DESINFECCIÓN
    *DETERIORO
    *DOCUMENTO
    *DOCUMENTO DE ARCHIVO
    *ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL (EPP)
    *GESTOR DOCUMENTAL PRINCIPAL
    *GESTOR DOCUMENTAL SECUNDARIO
    *LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
    *LIMPIEZA DOCUMENTAL
    *SANEAMIENTO AMBIENTAL
    *UNIDAD DE CONSERVACIÓN (GD)
    CONTROL DE CAMBIOS
    Se realiza la actualización del documento en los siguientes numerales: - Numerales 5.1. Realizar limpieza de unidades de almacenamiento (cajas), 5.2. Realizar limpieza de carpetas y tomos, 5.3. Realizar limpieza de documentos de archivo, 5.4.1 Realizar desinfección de documentos en masa: Se incluye dentro de las actividades el diligenciamiento del formato GD01-F34 donde deben quedan registradas las actividades de limpieza y desinfección de documentos y unidades de conservación. - Recomendaciones. Se incluyen recomendaciones posteriores a las jornadas de limpieza y desinfección de unidades de almacenamiento y documentos de archivos.
    SOPORTES
    No hay soportes