Documentos oficializados
Código GD01-I11 Versión 3
Título INSTRUCTIVO PARA LA LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y DOCUMENTOS DE ARCHIVO Tipo documento INSTRUCTIVO
Fecha de vigencia 17-07-2026 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación Este instructivo establece los lineamientos y las actividades que se deben realizar para garantizar una adecuada limpieza de las unidades de almacenamiento de archivo (cajas y carpetas). Así mismo, establece los lineamientos y las actividades para realizar una adecuada limpieza y desinfección de los documentos de archivo en caso de ser requerida, con el fin de garantizar la integridad y funcionalidad de los soportes documentales en papel de la Entidad, como resultado de la implementación del Programa de Saneamiento Ambiental.
Modificado por JENNY TATIANA SOTAQUIRA PATIÑO / AUXILIAR ADMINISTRATIVO Fecha 2026-07-01 11:36:18
Revisado metodológicamente por LAURA JOHANNA FORERO TORRES / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2026-07-15 09:33:33
Aprobado técnicamente por LINA MARCELA LEON DARABOS / COORDINADORA Fecha 2026-07-15 16:12:40
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2026-07-17 18:42:36
Publicado por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2026-07-17 22:19:10
Criterios de actualización
  • Actualización documental (cada dos años)
    		•
    Documento de copia no controlada GD01-I11_V3_copia_no_controlada.pdf
    DOCUMENTOS RELACIONADOS
    Documentos internos Documentos externos
    * Guía para la elaboración e implementación del Sistema Integrado de Conservación
    Documentos relacionados Anexos
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    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    *AGN
    *ALTERACIONES DE TIPO BIOLÓGICO
    *ALTERACIONES DE TIPO QUÍMICO
    *ARCHIVO CENTRAL
    *ARCHIVO DE GESTIÓN
    *ARCHIVO HISTÓRICO
    *BIODETERIORO
    *BIOSEGURIDAD
    *CARGA DE POLVO
    *CARGA MICROBIANA
    *CARPETA
    *CONSERVACIÓN – RESTAURACIÓN
    *CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
    *CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS
    *CUSTODIA DE DOCUMENTOS
    *DOCUMENTO
    *DOCUMENTO DE ARCHIVO
    *GESTOR DOCUMENTAL PRINCIPAL
    *GESTOR DOCUMENTAL SECUNDARIO
    *GTGDA
    *GTSAyRF
    *LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
    *LIMPIEZA DOCUMENTAL
    *SANEAMIENTO AMBIENTAL
    *SGA
    *SG-SST
    *SIC
    *SIGI
    *TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
    *TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
    *UNIDAD DE CONSERVACIÓN
    CONTROL DE CAMBIOS
    El documento se actualiza en los siguientes puntos:-Encabezado y título del instructivo: se actualiza el nombre del instructivo, reemplazando el término “unidades de almacenamiento” por “unidades de conservación”, con el fin de unificar la terminología archivística empleada en el documento.-Numerales 1 y 2: se actualiza la redacción del objetivo y destinatarios del instructivo. -Numeral 3. generalidades: se reorganiza el contenido incorporando apartados relacionados con limpieza preventiva, limpieza correctiva, desinfección documental, deterioro biológico, bioseguridad, trazabilidad y responsabilidades para la ejecución de actividades. -Numeral 4. descripción de actividades: se actualiza la terminología archivística y se eliminan párrafos repetitivos relacionados con responsabilidades y supervisión de actividades. -Numerales 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.4.1 y 4.4.2: se actualizan títulos, materiales, actividades y lineamientos técnicos relacionados con limpieza y desinfección documental, incorporando medidas de bioseguridad, control microbiológico, manejo de residuos, prevención de contaminación cruzada y diligenciamiento del formato GD01-F34. -Numeral 4.4.2. Recomendaciones: se fortalecen lineamientos relacionados con ventilación, control de humedad, bioseguridad, disposición de residuos, trazabilidad y registro de actividades de limpieza y desinfección documental.
    SOPORTES
    No hay soportes