Documentos oficializados
Código GD01-I14 Versión 3
Título INSTRUCTIVO ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN DE FORMATOS BÁSICOS Tipo documento INSTRUCTIVO
Fecha de vigencia 25-04-2025 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación Este instructivo establece los lineamientos para realizar el almacenamiento de los formatos básicos que se encuentran en los diferentes expedientes de las dependencias de la Entidad, con el objeto de garantizar su conservación, como resultado de la implementación del Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento.
Modificado por ANGIE LORENA RONCANCIO ACOSTA / CONTRATISTA Fecha 2025-03-20 08:47:15
Revisado por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2025-03-21 15:25:26
Revisado técnicamente por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2025-04-11 12:46:16
Aprobado por REGINA ANDREA POSSE URUEÑA / COORDINADORA (E) Fecha 2025-04-21 12:05:28
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2025-04-24 19:55:48
Publicado por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2025-04-25 15:41:44
Criterios de actualización
  • Actualización documental (cada dos años)
    Actualización o surgimiento de normativa relacionada al proceso
    		•
    Documento de copia no controlada GD01-I14_V3_copia_no_controlada.pdf
    DOCUMENTOS RELACIONADOS
    Documentos internos Documentos externos
    Documentos relacionados Anexos
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    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    * Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
    * Acuerdo 001 de 2024 Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.
    * Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
    		*ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
    *ARCHIVO CENTRAL
    *ARCHIVO DE GESTIÓN
    *DEPÓSITO DE ARCHIVO
    *DOCUMENTO ESENCIAL
    *DOCUMENTO HISTÓRICO
    *FOLIAR
    *FOLIO
    *FORMATO
    *GESTOR DOCUMENTAL PRINCIPAL
    *GESTOR DOCUMENTAL SECUNDARIO
    *LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
    *UNIDAD DE CONSERVACIÓN
    *ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
    *ARCHIVO CENTRAL
    *ARCHIVO DE GESTIÓN
    *ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN – AGN
    *CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
    *CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS
    *DEPÓSITO DE ARCHIVO
    *DOCUMENTO ESENCIAL
    *DOCUMENTO HISTÓRICO
    *ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL (EPP)
    *FOLIAR
    *FOLIO
    *FORMATO (GD)
    *FORMATO BÁSICO (GD)
    *FUID
    *GESTOR DOCUMENTAL PRINCIPAL
    *GESTOR DOCUMENTAL SECUNDARIO
    *LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
    *PATRIMONIO DOCUMENTAL (GD)
    *TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
    *TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
    *UNIDAD DE CONSERVACIÓN
    CONTROL DE CAMBIOS
    De manera general se realiza: - Se actualizan términos en el glosario. - Se ajusta a la forma del nuevo formato de instructivo. - Se incluye el uso del formato GD01-F41 en el numeral 5.2.1 ELABORAR PESTAÑAS EN CINTA CALIDAD DE CONSERVACIÓN
    SOPORTES
    No hay soportes