Documentos oficializados
Código GD01-I13 Versión 3
Título INSTRUCTIVO MANEJO DE DOCUMENTOS EN CASO DE SINIESTRO Tipo documento INSTRUCTIVO
Fecha de vigencia 29-07-2026 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación Este instructivo establece los lineamientos para asegurar una adecuada manipulación y tratamiento de los documentos afectados en caso de siniestro ocasionado por fuego o agua, como respuesta a la implementación del Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres para material documental
Modificado por JENNY TATIANA SOTAQUIRA PATIÑO / AUXILIAR ADMINISTRATIVO Fecha 2026-07-22 10:28:32
Revisado metodológicamente por LAURA JOHANNA FORERO TORRES / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2026-07-27 17:13:51
Aprobado técnicamente por LINA MARCELA LEON DARABOS / COORDINADORA Fecha 2026-07-28 16:01:12
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2026-07-29 21:19:01
Publicado por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2026-07-29 23:45:01
Criterios de actualización
  • Actualización documental (cada dos años)
    		•
    Documento de copia no controlada GD01-I13_V3_copia_no_controlada.pdf
    DOCUMENTOS RELACIONADOS
    Documentos internos Documentos externos
    * Guía para la elaboración e implementación del Sistema Integrado de Conservación
    Documentos relacionados Anexos
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    		* Guia_Sistema_Integrado_de_Conservacion.pdf
    * PAUTAS PARA DIAGNOSTICO DE ARCHIVOS.pdf
    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    *ACCIDENTE DOCUMENTAL
    *AGN
    *ALTERACIONES DE TIPO BIOLÓGICO
    *ALTERACIONES DE TIPO QUÍMICO
    *AMENAZA
    *ARCHIVO CENTRAL
    *ARCHIVO DE GESTIÓN
    *BIOSEGURIDAD
    *BRIGADA DE EMERGENCIA
    *BRIGADA DE EMERGENCIAS DOCUMENTALES
    *CARPETA
    *COMITÉ OPERATIVO DE EMERGENCIAS (COE)
    *CONSERVACIÓN
    *CONSERVACIÓN – RESTAURACIÓN
    *CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
    *CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS
    *DEPÓSITO DE ARCHIVO
    *DESASTRE
    *DESHUMIDIFICADOR
    *DETERIORO DE DOCUMENTO
    *DOCUMENTO
    *DOCUMENTO DE ARCHIVO
    *EMERGENCIA
    *EMERGENCIA NATURAL
    *EMERGENCIA TECNOLÓGICA
    *GESTOR DOCUMENTAL PRINCIPAL
    *GESTOR DOCUMENTAL SECUNDARIO
    *GTGDA
    *GTSAyRF
    *HUMEDAD RELATIVA
    *LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
    *MATRIZ DE RIESGOS
    *MITIGACIÓN
    *PELIGRO
    *PLAN DE EMERGENCIAS
    *SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SST)
    *SINIESTRO
    *SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO - SGA
    CONTROL DE CAMBIOS
    El documento se actualiza en los siguientes puntos:-Se actualiza el formato a la nueva versión institucional vigente.-Numeral 1. Objetivo, se actualiza. -Numeral 2. Destinatarios, se actualiza el nombre del Comité Operativo de Emergencias, conforme con la actualización del Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencias del año 2021.-Numeral 3. Generalidades, se actualiza.-Se incorpora la gestión de documentos electrónicos en caso de siniestro. Se amplía el alcance incluyendo continuidad operativa y seguridad de la información.-Se incluye el numeral 3.4 Siniestro en documentos electrónicos.-Se incorpora el registro y trazabilidad del siniestro.-Se incluye el numeral 3.5 Siniestro por derrame de sustancias contaminantes en archivo, basado en eventos reales presentados en la Entidad.-Se fortalecen las generalidades incorporando riesgos asociados a sustancias contaminantes.-Se ajustan actividades operativas relacionadas con la adecuación del área de trabajo bajo criterios de bioseguridad.-Se precisan responsabilidades en la atención de siniestros.
    SOPORTES
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