Documentos oficializados
| Código | GD01-F32 | Versión | 3 |
|---|---|---|---|
| Título | FORMATO DE INSPECCIÓN DE ARCHIVOS EN ÁREAS INSTITUCIONALES Y DEPENDENCIAS | Tipo documento | FORMATOS |
| Fecha de vigencia | 21-07-2026 | Estado | Oficializado |
| Proceso | GESTIÓN DOCUMENTAL | Justificación | Formato para el control de las actividades propuestas en el PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO |
| Modificado por | JENNY TATIANA SOTAQUIRA PATIÑO / AUXILIAR ADMINISTRATIVO | Fecha | 2026-07-09 15:33:54 |
| Asignado por | GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE | Fecha | 2026-07-10 18:08:00 |
| Revisado metodológicamente por | LAURA JOHANNA FORERO TORRES / PROFESIONAL UNIVERSITARIO | Fecha | 2026-07-21 14:49:39 |
| Aprobado técnicamente por | LINA MARCELA LEON DARABOS / COORDINADORA | Fecha | 2026-07-21 16:46:30 |
| Aprobado metodológicamente por | GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE | Fecha | 2026-07-21 22:49:48 |
| Publicado por | MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO | Fecha | 2026-07-21 22:57:37 |
| Criterios de actualización | | ||
| Documento de copia no controlada | GD01-F32_V3.xlsx | ||
| DOCUMENTOS RELACIONADOS | |||
| Documentos internos | Documentos externos | ||
| Documentos relacionados | Anexos | ||
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| NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS | |||
| Normas | Términos | ||
| CONTROL DE CAMBIOS | |||
| 1. Se actualiza el instructivo de diligenciamiento de los numerales (1) al (13), fortaleciendo la descripción de cada campo y orientando su diligenciamiento de acuerdo con la información requerida en el formato.2. Se actualiza la redacción de los numerales (1) Área o dependencia, (2) Gestor principal, (3) Gestor secundario, (4) Ubicación, (5) Diligenciado por y (6) Fecha de diligenciamiento, incorporando descripciones más precisas para el registro de la información.3. Se actualiza la descripción del numeral (7) Aspectos estructurales, incorporando la verificación de condiciones locativas y estructurales que puedan representar riesgo para la conservación documental.4. Se actualiza el numeral (9) Almacenamiento, incorporando criterios relacionados con almacenamiento documental, mobiliario, unidades de conservación y distribución de la documentación.5. Se actualiza el numeral (10) Condiciones ambientales, incorporando variables relacionadas con temperatura, humedad relativa, iluminación y ventilación del área documental.6. Se actualiza el numeral (11) Limpieza y control biológico, ampliando su alcance para incluir actividades de limpieza, desinfección y control integrado de plagas.7. Se actualiza la descripción del numeral (12) Manipulación documental, fortaleciendo la identificación de prácticas que puedan afectar la conservación de las unidades documentales.8. Se actualiza la descripción del numeral (13) Observaciones generales, incorporando el registro de aspectos relevantes identificados durante la inspección documental.9. Se fortalece la terminología archivística y de conservación documental utilizada en el instructivo, alineándola con los lineamientos del Sistema Integrado de Conservación. | |||
| SOPORTES | |||
| No hay soportes | |||
