Documentos oficializados
Código GD01-F38 Versión 3
Título FORMATO REGISTRO DE INCIDENTES Y/O ACCIDENTES DOCUMENTALES Tipo documento FORMATOS
Fecha de vigencia 21-07-2026 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación Formato para el control de las actividades propuestas en el PROGRAMA DE PREVENCIÓN EMERGENCIAS Y ATENCIÓN DE DESASTRES
Modificado por JENNY TATIANA SOTAQUIRA PATIÑO / AUXILIAR ADMINISTRATIVO Fecha 2026-07-09 15:50:04
Asignado por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2026-07-10 18:10:32
Revisado metodológicamente por LAURA JOHANNA FORERO TORRES / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2026-07-21 15:12:48
Aprobado técnicamente por LINA MARCELA LEON DARABOS / COORDINADORA Fecha 2026-07-21 16:44:29
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2026-07-21 22:42:24
Publicado por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2026-07-21 22:56:35
Criterios de actualización
  • Actualización documental (cada dos años)
    		•
    Documento de copia no controlada GD01-F38_V3.xlsx
    DOCUMENTOS RELACIONADOS
    Documentos internos Documentos externos
    Documentos relacionados Anexos
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    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    CONTROL DE CAMBIOS
    1. Se actualiza la redacción y estructura de los numerales de identificación general del formato, fortaleciendo la descripción de los responsables, ubicación y diligenciamiento de la información.2. Se actualiza el numeral (7) N.° de radicado y N.° de consecutivo, ampliando su alcance para incluir expedientes, documentos, unidades documentales y unidades de conservación afectadas.3. Se actualizan las definiciones de incidente documental y accidente documental, incorporando conceptos orientados a la identificación de afectaciones documentales y su impacto sobre la documentación.4. Se actualiza el numeral (9), modificando su denominación de “Tipo de incidente o accidente documental” a “Tipo de deterioro o afectación documental”, incorporando una clasificación de deterioros físicos, alteraciones por agentes externos e intervenciones inadecuadas.5. Se actualiza el numeral (10) Descripción del incidente o accidente documental, fortaleciendo el registro de la afectación documental, el soporte afectado, las condiciones observadas y las posibles causas de la afectación.6. Se actualiza el numeral (11), modificando su denominación de “Actividad que generó el incidente o accidente documental” a “Actividad asociada a la afectación documental”.7. Se actualiza el numeral (12), modificando su denominación de “Procedimiento o acción adelantada” a “Medidas o acciones implementadas en los documentos afectados”, incorporando actividades asociadas a conservación documental y atención de afectaciones.8. Se actualiza el numeral (13), modificando su denominación a “Observaciones y novedades”, fortaleciendo el registro de hallazgos, observaciones técnicas y recomendaciones.9. Se incorpora el numeral (14) Registro fotográfico, con el fin de documentar y soportar visualmente las afectaciones documentales identificadas.10. Se actualiza el instructivo de diligenciamiento, ajustando la redacción de los numerales, fortaleciendo la trazabilidad de la información registrada y alineando la terminología utilizada con los lineamientos de conservación documental y gestión del riesgo documental.
    SOPORTES
    No hay soportes