Documentos oficializados
Código GD01-I10 Versión 3
Título INSTRUCTIVO DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN PARA ÁREAS Y SUPERFICIES DE ARCHIVO Tipo documento INSTRUCTIVO
Fecha de vigencia 15-07-2026 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación Este instructivo establece los lineamientos y las actividades que se deben realizar para garantizar una adecuada limpieza de las unidades de almacenamiento de archivo (cajas y carpetas). Así mismo, establece los lineamientos y las actividades para realizar una adecuada limpieza y desinfección de los documentos de archivo en caso de ser requerida, con el fin de garantizar la integridad y funcionalidad de los soportes documentales en papel de la Entidad, como resultado de la implementación del Programa de Saneamiento Ambiental.
Modificado por JENNY TATIANA SOTAQUIRA PATIÑO / AUXILIAR ADMINISTRATIVO Fecha 2026-06-10 11:24:49
Asignado por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2026-06-14 13:56:32
Revisado metodológicamente por LAURA JOHANNA FORERO TORRES / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2026-07-09 16:58:07
Aprobado técnicamente por LINA MARCELA LEON DARABOS / COORDINADORA Fecha 2026-07-10 10:59:25
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2026-07-15 21:09:43
Publicado por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2026-07-15 23:00:57
Criterios de actualización
  • Actualización documental (cada dos años)
    		•
    Documento de copia no controlada GD01-I10_V3_copia_no_controlada.pdf
    DOCUMENTOS RELACIONADOS
    Documentos internos Documentos externos
    * Guía para la elaboración e implementación del Sistema Integrado de Conservación
    Documentos relacionados Anexos
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    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    *AGN
    *ALTERACIONES DE TIPO BIOLÓGICO
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    *ARCHIVO CENTRAL
    *ARCHIVO DE GESTIÓN
    *ARCHIVO HISTÓRICO
    *BIODETERIORO
    *BIOSEGURIDAD
    *CARGA DE POLVO
    *CARGA MICROBIANA
    *CARPETA
    *CONSERVACIÓN – RESTAURACIÓN
    *CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
    *CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS
    *CUSTODIA DE DOCUMENTOS
    *DEPÓSITO DE ARCHIVO
    *DETERIORO DE DOCUMENTO
    *DOCUMENTO DE ARCHIVO
    *GESTOR DOCUMENTAL PRINCIPAL
    *GESTOR DOCUMENTAL SECUNDARIO
    *GTGDA
    *GTSAyRF
    *LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
    *LIMPIEZA DOCUMENTAL
    *OAP
    *SANEAMIENTO AMBIENTAL
    *SGA
    *SG-SST
    *SIGI
    *TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
    *TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
    *UNIDAD DE CONSERVACIÓN
    CONTROL DE CAMBIOS
    -Se actualiza el instructivo conforme a los lineamientos técnicos vigentes del Sistema Integrado de Conservación y del proceso de Gestión Documental de la Entidad.-Se ajusta el numeral 1. Objetivo, fortaleciendo el alcance de las actividades de limpieza y desinfección de áreas, superficies, mobiliario y unidades de conservación de archivo.-Se actualiza el numeral 2. Destinatarios, ampliando y precisando los responsables y participantes que intervienen en las actividades de limpieza, desinfección y conservación preventiva de los archivos de la Entidad.-Se actualiza el numeral 3. Generalidades, fortaleciendo los lineamientos técnicos relacionados con la limpieza y desinfección de áreas, superficies y espacios de almacenamiento documental, así como las medidas de conservación preventiva aplicables.-Se actualiza el numeral 4.1 Realizar limpieza y desinfección general de áreas y superficies en archivos, incorporando ajustes en responsables, materiales, actividades, recomendaciones y controles asociados al proceso.-Se establecen las frecuencias de ejecución para las actividades de limpieza y desinfección de áreas y superficies de archivo, definiendo la limpieza periódica cada ocho (8) días y la desinfección con periodicidad semestral o de acuerdo con las necesidades identificadas por la Entidad.-Se actualiza el numeral 4.2 Realizar desinfección ambiental en archivos, fortaleciendo los lineamientos técnicos para la ejecución de actividades de nebulización o microaspersión, los materiales requeridos, las medidas de seguridad y las recomendaciones para su aplicación.-Se incorpora la periodicidad semestral para las actividades de desinfección ambiental en los espacios de almacenamiento documental.
    SOPORTES
    No hay soportes