Documentos oficializados
Código GD01-F45 Versión 3
Título FORMATO DE SEGUIMIENTO A ACTIVIDADES DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN EN ÁREAS Y DEPÓSITOS DOCUMENTALES Tipo documento FORMATOS
Fecha de vigencia 15-07-2026 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación Teniendo en cuenta la necesidad de llevar un control de las actividades de aseo en las áreas de archivo de la Entidad, se crea el Formato seguimiento limpieza y desinfección en áreas y depósitos de archivo, el cual esta relacionado con el Programa de saneamiento ambiental del plan de conservación documental GD01-F26 del Sistema Integrado de Conservación.
Modificado por JENNY TATIANA SOTAQUIRA PATIÑO / AUXILIAR ADMINISTRATIVO Fecha 2026-06-10 10:58:54
Asignado por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2026-06-14 13:57:12
Revisado metodológicamente por LAURA JOHANNA FORERO TORRES / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2026-07-09 17:01:45
Aprobado técnicamente por LINA MARCELA LEON DARABOS / COORDINADORA Fecha 2026-07-10 11:01:31
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2026-07-15 22:05:02
Publicado por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2026-07-15 23:03:11
Criterios de actualización
  • Actualización documental (cada dos años)
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    Documento de copia no controlada GD01-F45_V3.xlsx
    DOCUMENTOS RELACIONADOS
    Documentos internos Documentos externos
    Documentos relacionados Anexos
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    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    CONTROL DE CAMBIOS
    Se actualiza el título del formato, fortaleciendo la terminología archivística utilizada y alineándola con los lineamientos del Sistema Integrado de Conservación.Se actualiza la terminología utilizada en el formato, reemplazando referencias a “archivo” por “área o depósito documental” y “cajas” por “unidades de conservación”, según corresponda.Se actualiza el campo de hora, incorporando el registro de hora de inicio y hora de terminación de las actividades, con el fin de fortalecer la trazabilidad y seguimiento de las actividades ejecutadas.Se actualiza el numeral (6) Áreas intervenidas, incorporando referencias a áreas, unidades de conservación y demás elementos intervenidos durante las actividades de limpieza y/o desinfección.Se actualiza el numeral (7) Método de aplicación, incorporando siglas estandarizadas para los métodos utilizados durante las actividades de limpieza y/o desinfección, incluyendo limpieza en seco (LS), limpieza húmeda (LH), aspirado (ASP), desinfección por aspersión (DA), desinfección puntual (DP) y otros métodos aplicables.Se actualiza el numeral (8) Producto(s) empleado(s), incorporando lineamientos para el registro de productos compatibles con conservación documental y autorizados por la Entidad.Se actualizan los numerales (9) Responsable de la actividad y (10) Responsable de la verificación, fortaleciendo la identificación y trazabilidad de los responsables de la ejecución y verificación de las actividades realizadas.Se actualiza el numeral (11) Observaciones, fortaleciendo el registro de hallazgos, novedades, riesgos identificados y situaciones que puedan afectar la conservación documental.Se actualiza el instructivo de diligenciamiento, ajustando la redacción de los numerales e incorporando lineamientos orientados al registro, seguimiento y trazabilidad de las actividades de limpieza y desinfección documental.Se fortalece la terminología archivística y de conservación documental utilizada en el formato, alineándola con los lineamientos del Sistema Integrado de Conservación.
    SOPORTES
    No hay soportes