Documentos oficializados
Código GD01-I20 Versión 2
Título INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS ESPECIALES EN OTROS SOPORTES DIFERENTES AL PAPEL Tipo documento INSTRUCTIVO
Fecha de vigencia 08-09-2025 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación Establecer lineamientos para la organización, conservación y eliminación de documentos especiales en otros soportes diferentes al papel.
Modificado por JENNY TATIANA SOTAQUIRA PATIÑO / AUXILIAR ADMINISTRATIVO Fecha 2025-08-15 11:14:28
Asignado por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2025-08-15 12:44:43
Revisado metodológicamente por LAURA JOHANNA FORERO TORRES / CONTRATISTA Fecha 2025-09-01 10:35:54
Aprobado técnicamente por LYNDA MARIA CRISTINA CASTELLANOS RODRIGUEZ / TECNICO ADMINISTRATIVO Fecha 2025-09-08 14:42:19
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2025-09-08 19:32:47
Publicado por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2025-09-08 19:35:50
Criterios de actualización
  • Actualización documental (cada dos años)
    Actualización o surgimiento de normativa relacionada al proceso
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    Documento de copia no controlada GD01-I20_V2_copia_no_controlada.pdf
    DOCUMENTOS RELACIONADOS
    Documentos internos Documentos externos
    Documentos relacionados Anexos
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    		* ANEXO 1 DESCRIPCION DE FONDOS O COLECCIONES DE DOCUMENTOS FOTOGRAFICOS.xlsx
    * ANEXO 2 DESCRIPCION DE FONDOS O COLECCIONES DE DOCUMENTOS AUDIOVISUALES.xlsx
    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    CONTROL DE CAMBIOS
    De manera general se realizan los siguientes cambios en el instructivo:-Se actualizó el numeral ¿6.3 Realizar Organización Archivística de Medios Magnéticos, Medios Ópticos, Soportes Flexibles, Discos Sólidos, Entre Otros¿.-Se incluyó nota 4 en el numeral 6.3.-Se actualizó en el numeral 6.3.1, el artículo 5 del Acuerdo 049 de 2000 porTítulo 3 del Acuerdo 01 de 2024 y la NTC 5921 de 2012. -Se actualizó en el numeral 6.3.1, el Acuerdo 049 de 2000 del AGN por el Acuerdo 01 de 2024 del AGN.-Se agregaron dos (2) imágenes de como consultar el peso de los CD, USB y Discos Duros Extraíbles (Fotografía No.7 y No.8)..-Se realizó cambio de la imagen del testigo documental por actualización de versión. (Fotografía No.9).-Se agregaron tres (3) imágenes de Almacenamiento de los CDs; en cajas X300. (Fotografía No.13), en muebles. (Fotografía No.14) y en las gavetas de los muebles. (Fotografía No.15).-Se agregó una (1) imagen de Almacenamiento de los medios en estado sólido en las gavetas de los muebles. (Fotografía No.17).-Se actualizó el numeral 6.5 Realizar Eliminación De Documentos Especiales en Otros Soportes Diferentes Al Papel.-Se agregó el numeral 6.5.1 Eliminación de Pruebas y/o documentos con biodeterioro.-Se incluye Anexo 1 y 2 Descripción De Fondos o Colecciones De Documentos Fotográficos y/o Audiovisuales, relacionados en el numeral 6.1.-Se actualizó de forma el documento al nuevo formato.
    SOPORTES
    No hay soportes