Documentos oficializados
Código GD01-F46 Versión 3
Título FORMATO DE DIAGNÓSTICO DEL ESTADO DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Tipo documento FORMATOS
Fecha de vigencia 29-07-2026 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación Con base a los lineamientos establecidos en la Guía Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos del año 2003 del AGN y Posterior al siniestro, es necesario determinar el estado de conservación de los documentos, el cual se realiza a través de la valoración registrada en el Formato de Diagnóstico del Estado de Conservación Documental. Con los resultados del diagnóstico, se definen las acciones a ejecutarse, las metodologías de intervención, los materiales y los recursos humanos, técnicos, logísticos y económicos que se necesitan para intervenir los soportes documentales afectados.
Modificado por JENNY TATIANA SOTAQUIRA PATIÑO / AUXILIAR ADMINISTRATIVO Fecha 2026-07-27 09:16:25
Revisado metodológicamente por LAURA JOHANNA FORERO TORRES / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2026-07-27 10:02:53
Aprobado técnicamente por LINA MARCELA LEON DARABOS / COORDINADORA Fecha 2026-07-27 15:07:17
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2026-07-29 21:15:22
Publicado por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2026-07-29 23:25:37
Criterios de actualización
  • Actualización documental (cada dos años)
    		•
    Documento de copia no controlada GD01-F46_V3.xlsx
    DOCUMENTOS RELACIONADOS
    Documentos internos Documentos externos
    * Guía para la elaboración e implementación del Sistema Integrado de Conservación
    Documentos relacionados Anexos
    *
    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    CONTROL DE CAMBIOS
    1. Se modificó el formato para cumplir con los estándares requeridos por la organización.2 Se actualiza el título del formato, ajustando su redacción y fortaleciendo la terminología utilizada para el diagnóstico del estado de conservación documental.3. Se actualiza la redacción de los campos de identificación general del formato, fortaleciendo la descripción del objeto del diagnóstico, código documental, serie/subserie documental, expediente, ubicación y demás datos asociados a la documentación evaluada.4. Se actualizan las instrucciones de diligenciamiento asociadas a los numerales de identificación documental, con el fin de mejorar la claridad, consistencia y trazabilidad de la información registrada.5. Se actualizan las instrucciones para la identificación y registro de deterioros biológicos, químicos y físicos, fortaleciendo los criterios de evaluación, intensidad de afectación y cuantificación de folios afectados.6. Se actualizan las instrucciones relacionadas con el registro del tipo de soporte, tipo de papel, técnica de elaboración, unidad de conservación y ubicación documental, con el fin de estandarizar el diligenciamiento del diagnóstico.7. Se actualizan las instrucciones para el registro de pruebas documentales, fortaleciendo la descripción de la clasificación, tipo y cantidad de pruebas documentales identificadas durante el proceso de evaluación.8. Se actualiza la hoja de validación del formato, incorporando la categoría “Otro” en el descriptor de tipo de papel y la categoría “Fotocopia” en el descriptor de técnica de elaboración, con el fin de ampliar las opciones de registro y fortalecer la caracterización documental.9. Se actualiza el numeral de observaciones, incorporando el registro de hallazgos, recomendaciones, necesidades de conservación y situaciones que requieran seguimiento posterior.10. Se actualizan las instrucciones asociadas al responsable y fecha de realización del diagnóstico, fortaleciendo la identificación y trazabilidad de la información registrada.11. Se actualizan las notas del formato, fortaleciendo su alcance como instrumento de apoyo para las actividades relacionadas con conservación documental, diagnóstico del estado de conservación y atención de documentación afectada.12. Se fortalece la redacción técnica y la terminología archivística utilizada en el formato e instructivo, alineándolas con los lineamientos del Sistema Integrado de Conservación y el Plan de Conservación Documental de la Entidad.
    SOPORTES
    No hay soportes