Administrar y gestionar adecuadamente la prestación de los servicios administrativos, con el propósito de mantener adecuadamente los recursos físicos de la Superintendencia de Industria y Comercio. Mediante la administración, control y adquisición de los bienes y servicios de recursos físicos, infraestructura, transporte, mantenimiento y servicios generales. En beneficio de los usuarios internos de la Entidad.

INCUMPLIMIENTOS DE COMPROMISOS (OPERATIVOS, TÉCNICOS, PRESUPUESTALES, OTROS) - al gestionar las solicitudes de servicios de mantenimiento, uso de las instalaciones, ingreso yo retiro de bienes. - al gestionar las solicitudes de servicios de mantenimiento, uso de las instalaciones, ingreso yo retiro de bienes.

Posibilidad de afectación económica y reputacional por pérdida de credibilidad y confianza de los ciudadanos, grupos de valor y partes interesadas, y detrimento del patrimonio, debido a no atender las solicitudes de servicios de mantenimiento, uso de las instalaciones, ingreso y/o retiro de bienes con la oportunidad definida en el procedimiento de servicios

El aplicativo Aranda, de acuerdo con la asignación de roles realizada por el Coordinador del GTSAyRF, asigna automáticamente cada solicitud registrada al servidor público o contratista que tiene designada la actividad correspondiente. Una vez verificada la información de la solicitud, se analiza la disponibilidad de los recursos, insumos o elementos necesarios. Si es posible atender el caso, este será gestionado y el estado de la solicitud se cambiará a Solucionado. En caso de no contar con los recursos suficientes para atender la solicitud, esta se categorizará como Suspendida hasta que se disponga de los medios necesarios. Si, tras la verificación, se determina que la solicitud no puede ser gestionada por otros motivos, su estado será cambiado a Rechazado. La evidencia de ejecución del control se encuentra en la trazabilidad del aplicativo Aranda y en los correos electrónicos de asignación de actividades, conforme a lo establecido en el procedimiento de servicios administrativos GA03-P01.

El servidor público o contratista asignado por el Grupo de Trabajo de Servicios Administrativos y Recursos Físicos (GTSAyRF) realiza mensualmente el seguimiento de las solicitudes a través de la herramienta Aranda. Si se detectan solicitudes sin trámite, se emiten alertas para priorizar su atención o, de ser necesario, se remiten al Comité de Gestión del grupo. La evidencia de este control queda registrada en la trazabilidad del sistema Aranda, en correos electrónicos, en las actas del Comité de Gestión y en la matriz de seguimiento de Aranda, conforme a lo establecido en el procedimiento GA03-P01 de servicios administrativos.

Administrar y gestionar adecuadamente la prestación de los servicios administrativos, con el propósito de mantener adecuadamente los recursos físicos de la Superintendencia de Industria y Comercio. Mediante la administración, control y adquisición de los bienes y servicios de recursos físicos, infraestructura, transporte, mantenimiento y servicios generales. En beneficio de los usuarios internos de la Entidad.

INDEBIDA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES - al gestionar las solicitudes de servicios de mantenimiento, uso de las instalaciones, ingreso yo retiro de bienes, seguridad y vigilancia, servicios de aseo y cafetería. - al gestionar las solicitudes de servicios de mantenimiento, uso de las instalaciones, ingreso yo retiro de bienes, seguridad y vigilancia, servicios de aseo y cafetería.

Posibilidad de afectación reputacional por el uso indebido los datos personales de las grabaciones del circuito cerrado de televisión de la entidad, debido a la aplicación errónea del régimen general de protección de datos personales de la SIC.

Toda solicitud formal de acceso a imágenes o grabaciones del sistema CCTV debe ser evaluada y autorizada por el Coordinador del Grupo de Trabajo de Servicios Administrativos y Recursos Físicos, conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales de la entidad. Evidencia: Solicitud formal (correo o escrito físico) Autorización expresa del Coordinador Frecuencia: Cada vez que se reciba una solicitud Normativa de referencia: Política de Tratamiento de Datos Personales de la Entidad y directrices de la SIC

Administrar y gestionar adecuadamente la prestación de los servicios administrativos, con el propósito de mantener adecuadamente los recursos físicos de la Superintendencia de Industria y Comercio. Mediante la administración, control y adquisición de los bienes y servicios de recursos físicos, infraestructura, transporte, mantenimiento y servicios generales. En beneficio de los usuarios internos de la Entidad.

DAÑO AL PATRIMONIO PÚBLICO - Posibilidad de efectos dañosos sobre los recursos públicos, al pagar bienes y servicios, debido a la omisión de requisitos y condiciones establecidas para el manejo de la caja menor. - Posibilidad de efectos dañosos sobre los recursos públicos, al pagar bienes y servicios, debido a la omisión de requisitos y condiciones establecidas para el manejo de la caja menor.

Daño al patrimonio público al pagar bienes y servicios sin cumplir los requisitos y condiciones establecidas para el manejo de la caja menor.

El líder del proceso verifica que se expidan los actos administrativos necesarios y legalmente pertinentes para la administración y manejo de la caja menor, desde su apertura hasta su cierre, en cada vigencia fiscal. El funcionario designado por el líder del proceso, una vez asignado el Decreto de Liquidación de Presupuesto para la vigencia, solicita la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) para la constitución de la caja menor. Luego, se elabora la justificación técnica y económica, la cual se remite a la Dirección Financiera para su revisión y aprobación. Una vez aprobada, se proyecta el acto administrativo de creación de la caja menor y se realiza el trámite interno para su aprobación y firma por parte del ordenador del gasto. Este procedimiento se realiza conforme a lo establecido en el procedimiento de servicios administrativos GA03-P02: Manejo de caja menor.

El/la director(a) administrativo(a), en calidad de líder del proceso, autoriza la adquisición de bienes y servicios por medio de caja menor. Una vez autorizada la compra, el funcionario encargado de la caja menor inicia el trámite correspondiente, diligenciando el formato de avance de gastos y gestionando las firmas requeridas: de la directora administrativa, del responsable de la caja menor, de la persona que cumple funciones de almacenista (si aplica) y del servidor que recibirá el avance para realizar la compra. En caso de que el bien o servicio solicitado no sea elegible para adquisición por caja menor, el funcionario informa al líder del proceso y al solicitante, indicando que la solicitud no cumple con los lineamientos establecidos en la resolución vigente sobre el manejo de la caja menor. La evidencia de ejecución de este control se respalda mediante la trazabilidad en los correos institucionales y en las carpetas de gestión administradas por el responsable de la caja menor.

El servidor público o contratista designado por la Dirección Financiera realizará arqueos sorpresivos a la caja menor, al menos una vez por semestre, verificando lo siguiente: ¿ Que las operaciones estén debidamente sustentadas. ¿ Que el valor asignado a la caja menor coincida con lo establecido en la resolución. ¿ Que se identifique el valor de los avances de gastos por caja menor que estén pendientes de legalización. ¿ Que se verifique el valor de los comprobantes de caja provisional ya legalizados. ¿ Que los recibos legalizados estén registrados en el SIIF. ¿ Que el período de los recibos corresponda con el período del reembolso. ¿ Que los reembolsos se realicen por el valor exacto de los gastos efectuados, sin exceder el monto autorizado en el respectivo rubro presupuestal. Estos reembolsos deben efectuarse mensualmente o cuando se haya ejecutado más del setenta por ciento (70%) del valor asignado a uno o varios rubros presupuestales, lo que ocurra primero. Una vez revisados los soportes documentales de las transacciones realizadas, en caso de encontrarse alguna inconsistencia, esta se dejará consignada en el formato GA03-F21 - Acta de arqueo de caja menor con manejo de cuenta corriente, la cual deberá ser firmada tanto por el servidor que realiza el arqueo como por el servidor responsable del manejo de la caja menor.