Se denomina secretaria Ad-hoc, la persona encargada de coordinar los diferentes temas la correspondencia, numeración de autos, respuesta a peticiones de los usuarios, archivo de los procesos, controlar términos, entradas y salidas de procesos custodia de los mismos, y en general las facultades que se le otorguen al servidor público mediante Resolución, según lo establecido en el “Procedimiento de Archivo y Retención Documental” GD01-P01 y en el “Procedimiento de Correspondencia y Sistema de Trámites” GD01-P02.