Es un proceso continuo en el que, mediante el análisis sistemático y cuidadoso de la realidad externa e interna de los archivos de gestión y el planeamiento reflexivo de un curso de acción, hechos por quienes la dirigen, se mueve todo su potencial humano para impulsar su desarrollo integral hacia un futuro planeado. Como consecuencia del proceso, quienes participan en él aprenden a diagnosticar las oportunidades y amenazas que se presentan en sus archivos de gestión y a implementar y ejecutar las actividades necesarias para lograrlo.