Versiones : GA02-P01
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No hay archivo relacionado Se ajustó el documento conforme a la nueva estructura documental establecida en el procedimiento SC01-P01 DOCUMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – SIGI 2 Se cambia el tipo documental de Manual a Procedimiento 25-09-2017 1
ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO Se procedió a la modificación general de todo el documento, ajustando su redacción incluyendo, excluyendo y modificando varios ítems: • Objetivo. • Glosario. • Se incluyeron algunas abreviaturas. • Se realizó la actualización de las referencias. • Se dio alcance más amplio las generalidades del procedimiento. • Se modificó en su totalidad la representación esquemática del procedimiento. • Se modificaron las etapas y actividades del procedimiento dando un alcance más amplio y eliminando las actividades que ya no se realizan en la Entidad. • Se crearon los formatos GA02-XXX Formato Relación de Bienes Adquiridos y GA02-XXX Formato Paz y Salvo – Contratistas. • Se modifico el Formato GA02-F07 - Ficha Técnica de Software y Licencias. 10-12-2018 2
ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO 01-03-2019 3
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO Se procedió a realizar en el procedimiento en los siguientes ítems: • Se ajustó el numeral 5.1. Lineamentos generales. Con información relacionada a la política de seguridad de la información. • Se agregó en el titulo 6 REPRESENTACIÓN ESQUEMÁTICA DEL PROCEDIMIENTO la Etapa 6. • Se agregó lo pertinente al tema DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN DE BIENES en el numeral 7.6. 24-09-2019 4
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO 21-11-2019 5
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO Se procedió a realizar actualización en el procedimiento en los siguientes ítems: • Se realizan ajustes generales de redacción y ortografía. • Se ajusta el GTGDYRF por el Grupo de Servicios Administrativos y Recursos Físicos- GTSAYRF. • Se incluye el numeral 7.1.6 Depreciación y Amortización de Bienes y se ajusta numeración siguiente. • Se incluye el numeral 7.1.1.6., Ingreso de bienes recibidos en pago de obligaciones fiscales y se ajusta numeración siguiente. • Se eliminó el numeral 7.3.2 y se ajustó numeración • Se ajustaron los numerales 4, 5.1, 5.5.3, 5.5.4, 5.6, 7.3.3, 7.1.1.1, 7.1.1.2, 7.1.1.3, 7.1.1.7, 7.3.9, 7.3.10, 7.4.2, 7.4.5. 03-09-2020 6
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO Se ajustó el glosario Se incluye en el numeral 7.1. el registro de software desarrollado Se incluye nota en el numeral 7.1. reposición por seguros Se incluye en el numeral 7.1. ingreso de bienes intangibles - MODALIDAD 2. Licencias y Software desarrollado por la SIC. En el numeral 7.3. se incluyo en el párrafo 2 el cual debe ser revisado previamente por la Dirección Financiera 30-11-2020 7
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO Se procedió a realizar actualización en el procedimiento para los siguientes ítems: • Se realizan ajustes generales de redacción y ortografía. • Se ajustó e incluyo glosario. • Se realizó ajuste general a los numerales. • Se ajustaron los siguientes numerales. 5.5.1. Bienes de consumo 5.7 Reporte a la compañía aseguradora para cobertura de bienes nuevos en la Póliza todo riesgo daño MATERIAL. 7.1 ETAPA 1 7.1.1. Medición de activos. 7.1.1.1. Medición inicial. 7.1.1.1.1. Solicitud de ingreso. 7.1.1.1.2. Verificar los documentos de la compra. 7.1.1.1.3. Verificar cantidades y características de los bienes. 7.1.1.1.4. Plaquetear los bienes. 7.1.1.1.5. Realizar el registro de ingreso al aplicativo de inventarios – HELISA o el que haga sus veces 7.1.1.1.6. Organizar los bienes en la bodega. 7.1.1.1.7. Realizar Depreciación y Amortización de los Bienes. 7.1.1.2 Medición posterior 7.1.1.1. Depreciación. 7.1.1.1.1. Mejora a bienes devolutivos 7.1.1.1.2. Bienes con vida útil por depreciar 7.1.1.2. Amortización. 7.3.1. Realizar el listado de bienes para baja. 7.3.2. Presentar bienes para baja al Comité Institucional de Gestión y Desempeño. 7.3.3. Gestionar acto administrativo. 7.3.4. Solicitar publicación en la página web de la sic. 7.3.5. Tramitar disposición final de bienes devolutivos. 7.3.6. Elaborar acta de entrega y recibo de bienes y el documento. 7.3.7. Suscribir acta de entrega. 7.3.8. Archivar documentación. 7.3.9. Realizar salida de bienes por pérdida o hurto. 7.4.1. Registrar movimiento de bienes. 7.4.2. Realizar entrega inicial de inventario. 7.4.3. Verificar y Registrar el inventario de funcionario en modalidad de Teletrabajo. 7.4.4. Verificar y registrar el traslado de bienes entre servidores públicos y/o contratistas. 7.4.5. Verificar y registrar la entrega de bienes por parte del funcionario o contratista. 7.4.7 Actualizar carpeta individual de inventarios por responsable fiscal. 7.5.1. Toma física de bienes devolutivos. 7.5.3. Identificar faltantes y sobrantes de bienes devolutivos y de consumo. 8. documentos relacionados. • Se incluyen los siguientes numerales: 5.5.4 Bienes Inmuebles. 7.1.8. Medición de los activos. 7.1.8.1. Medición inicial. 7.1.8.2. Medición posterior. 7.1.8.3. Valor Residual de la Propiedad Planta y Equipo. 7.1.8.4. Deterioro de los Bienes. 7.3.10 Realizar salida de bienes por daño por un siniestro. 7.4.6. Bienes no entregados por el funcionario o contratista. 7.5.2. Toma física bienes de consumo. 12-11-2021 8
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO Se procedió a realizar actualización en el procedimiento para los siguientes ítems: • Se ajustaron los numerales 5.5.1., 5.6., 6. 7.1.1.1., 7.1.1.2.1., 7.1.1.2.3., 7.2.2., 7.4.1. y 7.5.3. • Se incluyeron los numerales 5.5.2.1., 7.1.1.2.2., 7.1.1.2.2.1., 7.1.1.2.2.1.2., 7.1.1.2.2.1.3., 7.1.1.2.2.1.4., 7.1.1.2.2.1.5., 7.1.1.2.2.1.6., 7.1.1.2.2.2., 7.1.1.2.2.2.1., 7.1.1.2.2.2.2., 7.1.1.2.2.2.3., 7.1.1.2.2.2.4., 7.1.1.2.2.2.5., 7.1.1.2.2.2.6. 23-09-2022 9
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÒN DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO • Se ajustaron los numerales 5.5.1., 5.6., 6. 7.1.1.1., 7.1.1.2.1., 7.1.1.2.3., 7.2.2., 7.4.1. y 7.5.3. • Se incluyeron los numerales 5.5.2.1., 7.1.1.2.2., 7.1.1.2.2.1., 7.1.1.2.2.1.2., 7.1.1.2.2.1.3., 7.1.1.2.2.1.4., 7.1.1.2.2.2., 7.1.1.2.2.2.1., 7.1.1.2.2.2.2., 7.1.1.2.2.2.3., 7.1.1.2.2.2.4., 7.1.1.2.2.2.5., 7.1.1.2.2.2.6. 22-11-2023 10