Versiones : GD01-F23
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PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL El Plan de Conservación Documental establece los lineamientos técnicos y las acciones a corto, mediano y largo plazo, para garantizar la conservación de los documentos en soporte análogo que se encuentran en papel, medios magnéticos, medios ópticos, medios extraíbles, soportes flexibles, pruebas y/o muestras documentales, en cumplimiento del artículo 12 del Acuerdo 006 de 2014. 25-09-2020 1
PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Se realiza actualización del documento en los siguientes numerales: Numeral 1. Introducción, se realiza la actualización de normativa sobre la cual se basa la implementación del plan en la Entidad. Numeral 4. Referencias normativas, se reemplaza el Acuerdo 050 de 2000 por el Acuerdo 002 de 2021 y su aplicabilidad en la Entidad. Numeral 6. Metodología, se actualiza la palabra papel, por análogos y se actualizan la ejecución de las actividades de los programas, como resultado de su implementación en la Entidad. Numeral 6.1.2. Actividades del Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas, se suprimió la periodicidad de elaboración de informes y la realización de inspecciones, puesto que están descritas en el respectivo programa. Así mismo, se actualizó la normativa aplicable al programa, conforme con lo expedido por el AGN. Numeral 6.1.3. Actividades del Programa de Saneamiento Ambiental, se actualizó el Formato Seguimiento Limpieza y Desinfección de Áreas y Depósitos de Archivo GD01-F45, puesto que el anterior correspondía a Gestión Administrativa. Así mismo, se suprimió la actualización de algunas actividades de saneamiento ambiental, como son desinsectación y desratización, puesto que están descritas en el programa y están relacionadas con lo que se acuerda con el colaborador externo. Numeral 6.1.4. Actividades del Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales, se suprimió la periodicidad de la elaboración de los informes, puesto que está descrito en el respectivo programa. Numeral 6.1.5. Actividades del Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Emergencias para Material Documental, se actualizó el nombre de acuerdo con lo dispuesto en el GD01-F28; se actualizó la cantidad de simulacros, según lo acordado con el COE en la presente vigencia; y se incluyó al líder de la brigada de emergencias documentales, conforme con lo dispuesto en las resoluciones expedidas en la vigencia 2021. Numeral 6.1.6. Actividades del Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento, se incluyó la frase ¿Cuando se requiera¿ en algunas actividades. Numeral 6.2.1. Recursos humanos, se actualizó el perfil de las personas que realizan y ayudan en la implementación del plan. Numeral 7. Tiempo de Ejecución, se actualizaron algunas actividades y se marcaron aquellas que ya se habían ejecutado en la vigencia 2020 y 2021. Así mismo, se incluyeron unas actividades, de acuerdo con las necesidades identificadas en la vigencia 2022. Numeral 11 Documentos Externos, se incluyó este ítem, de acuerdo con la estructura normalizada del SIGI. Numeral 12. Resumen cambios respecto a la versión anterior, se incluyó este ítem, de acuerdo con la estructura normalizada del SIGI. 18-10-2022 2