Documentos oficializados
| Código | GD01-F24 | Versión | 2 |
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| Título | PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN | Tipo documento | FORMATOS |
| Fecha de vigencia | 18-10-2022 | Estado | En flujo |
| Proceso | GESTIÓN DOCUMENTAL | Justificación | El Programa de Capacitación y Sensibilización establece las estrategias para generar una transformación organizacional en los temas de conservación y preservación documental a todos los actores de la Entidad, que participan en las actividades relacionadas con el ciclo vital del documento, en cumplimiento del artículo 6 del Acuerdo 006 de 2014. |
| Modificado por | LYNDA MARIA CRISTINA CASTELLANOS RODRIGUEZ / TECNICO ADMINISTRATIVO | Fecha | 2022-09-30 22:17:03 |
| Revisado por | GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE | Fecha | 2022-10-10 09:40:49 |
| Revisado técnicamente por | ERIKA MARCELA SANABRIA SUAREZ / CONTRATISTA | Fecha | 2022-10-10 09:40:49 |
| Aprobado por | VIVIANA ANDREA RODRIGUEZ FLOREZ / PROFESIONAL UNIVERSITARIO | Fecha | 2022-10-14 18:01:25 |
| Aprobado metodológicamente por | GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE | Fecha | 2022-10-18 08:52:21 |
| Publicado por | MIGUEL ELIECER TORRES MARTINEZ / CONTRATISTA | Fecha | 2022-10-18 09:06:02 |
| Criterios de actualización |
Ajuste, cambios de método, o nuevas operaciones que requieren actualización en documentos (procedimientos, formatos, manuales, instructivos) relacionados al proceso |
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| Documento de copia no controlada | GD01-F24_V2.docx | ||
| DOCUMENTOS RELACIONADOS | |||
| Documentos internos | Documentos externos | ||
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Guía para la elaboración e implementación del Sistema Integrado de Conservación |
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| Documentos relacionados | Anexos | ||
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V8_Guia_Sistema_Integrado_de_Conservacion (1).pdf |
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| NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS | |||
| Normas | Términos | ||
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Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones * Decreto Decreto 1499 de 2017 Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 * Ley Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública * Decreto Decreto 1080 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura * Ley Ley 4 de 1913 Código de Régimen Político y Municipal * Acuerdo Acuerdo 006 de 2014 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de documentos” de la Ley 594 de 2000. * Norma Norma Técnica 3458 de 1992 Higiene y Seguridad. Identificación de tuberías y servicios. * Norma Norma Técnica 5397 de 2005 Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Características de calidad. NTC 5397:2005 * Norma Norma Técnica 6104 de 2015 Materiales para registro de imágenes. Discos ópticos. Prácticas de almacenamiento. * Norma Norma Técnica 1500 de 2017 Código colombiano de instalaciones hidráulicas y sanitarias. * Norma Norma Técnica 2050 de 2020 Código eléctrico colombiano. Código Eléctrico Colombiano NTC 2050 Segunda Actualización - PB 009 * Norma Norma Técnica 4568 de 2018 Información y documentación. Papeles para documentos. Requisitos de permanencia. NTC 4568:2018 * Norma Norma Técnica 5921 de 2018 Información y documentación. Requisitos de almacenamiento de material documental en archivos y bibliotecas. * Acuerdo Acuerdo 006 de 2014 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de documentos” de la Ley 594 de 2000. * Ley Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones |
*ARANDA *CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS *CONSERVACIÓN DOCUMENTAL *CONSERVACIÓN PREVENTIVA *CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS *CONSERVACIÓN TOTAL *CONSERVACIÓN – RESTAURACIÓN *GESTOR DOCUMENTAL PRINCIPAL *GESTOR DOCUMENTAL SECUNDARIO *LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO *PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO |
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| CONTROL DE CAMBIOS | |||
| Se realiza la actualización del documento en los siguientes numerales: Numeral 3. Problemas para solucionar, se suprimen algunas situaciones identificadas en vigencias anteriores y que se han ido subsanando en la ejecución de las capacitaciones y sensibilizaciones a la entidad. Numeral 6. Generalidades, se suprime la palabra cuatro, puesto que es más tiempo en la ejecución de las actividades de capacitación y sensibilización al interior de la Entidad. Numeral 7.2. Realizar capacitación, se modifica la nota dentro de la periodicidad, por la palabra “cuando se requiera”, puesto que depende de la cantidad que se define en consenso con GTDTH dentro del PIC; se modificó el Cuadro N°2 Cronograma de capacitaciones técnicas en conservación documental, se suprime la temática correspondiente a: “aspectos generales de medios físicos (análogos) de almacenamiento, puesto que este tema se va abordar desde el Programa de Documentos Especiales; y se incluye la temática: “Aspectos de prevención de emergencias y atención de desastres para material documental y manejo de documentos en simulacro”, con el respectivo tiempo de capacitación, público al que va dirigido, perfil del público y periodicidad; y se adicionó en el último párrafo bases de datos en Microsoft Excel (Forms). Numeral 7.3. Realizar sensibilizaciones (Publicaciones), se reemplaza la periodicidad de las publicaciones de “trimestral” por “periódicas”; y se incluye el canal de “El Gallo”. Así mismo, se modifica el cuadro N°3, al cual se le incluye: la frase “De acuerdo, con lo definido por el GTDTH para cada vigencia” Numeral 7.4 se cambia la periodicidad en la realización de los informes de avance del programa. Numeral 9. Recursos, se actualiza el recurso humano que realiza las capacitaciones presenciales y/o virtual al interior de la Entidad. Finalmente, dentro del documento se incluyen los numerales: documentos externos y resumen cambios respecto a la versión anterior. | |||
| SOPORTES | |||
| No hay soportes | |||
