Documentos oficializados
Código GD01-F24 Versión 4
Título PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN DEL PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Tipo documento FORMATOS
Fecha de vigencia 21-07-2026 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación El Programa de Capacitación y Sensibilización establece las estrategias para generar una transformación organizacional en los temas de conservación y preservación documental a todos los actores de la Entidad, que participan en las actividades relacionadas con el ciclo vital del documento, en cumplimiento del artículo 6 del Acuerdo 006 de 2014.
Modificado por JENNY TATIANA SOTAQUIRA PATIÑO / AUXILIAR ADMINISTRATIVO Fecha 2026-07-09 11:24:58
Asignado por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2026-07-10 18:07:07
Revisado metodológicamente por LAURA JOHANNA FORERO TORRES / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2026-07-21 15:38:32
Aprobado técnicamente por LINA MARCELA LEON DARABOS / COORDINADORA Fecha 2026-07-21 16:43:37
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2026-07-21 22:37:49
Publicado por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2026-07-21 22:56:05
Criterios de actualización
  • Actualización documental (cada dos años)
    		•
    Documento de copia no controlada GD01-F24_V4.docx
    DOCUMENTOS RELACIONADOS
    Documentos internos Documentos externos
    Documentos relacionados Anexos
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    		* Guia para la Elaboración e Implementación del Sistema Integrado de Conservación.pdf
    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    *AGN
    *ARANDA
    *CONSERVACIÓN – RESTAURACIÓN
    *CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
    *CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS
    *CONSERVACIÓN TOTAL
    *GESTOR DOCUMENTAL PRINCIPAL
    *GESTOR DOCUMENTAL SECUNDARIO
    *GTGDA
    *GTSAyRF
    *LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
    *OAP
    *OSCAE
    *PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
    *RED NACIONAL DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR (RNPC)
    *SIC
    *SIGI
    CONTROL DE CAMBIOS
    •Se ajusta la estructura y presentación del documento para garantizar su alineación con los lineamientos documentales vigentes.•De manera general se realizan ajustes de redacción y se incluye en el titulo 7.3, la aplicación del Acuerdo 001 2024.•Se actualizó el objetivo del programa, incorporando el fortalecimiento de conocimientos, habilidades y competencias en conservación y preservación de documentos análogos y electrónicos.•Se amplió el alcance de los destinatarios, incluyendo pasantes, colaboradores externos, personal de apoyo, supervisores de contratos y demás actores que intervienen en el ciclo vital de los documentos.•Se redefinieron los problemas por solucionar, incorporando aspectos relacionados con la cultura archivística, la conservación preventiva, la gestión del riesgo, la bioseguridad, la preservación digital y la atención de emergencias documentales.•Se actualizó el glosario, ajustando las definiciones de capacitación, conservación documental y sensibilización, e incorporando nuevos términos como bioseguridad, factor de deterioro, gestión del riesgo, monitoreo ambiental y Sistema Integrado de Conservación.•Se fortaleció el numeral de generalidades, incorporando la articulación del programa con el Sistema Integrado de Conservación, el Plan de Conservación Documental y el Plan Institucional de Capacitación.•Se actualizó la descripción de actividades, incorporando lineamientos para la planeación, ejecución, seguimiento y evaluación de las capacitaciones y sensibilizaciones presenciales y virtuales.•Se unificaron los cuadros de capacitación en un único cronograma anual de capacitaciones y sensibilización en conservación y preservación documental, incorporando nuevas líneas temáticas y ajustando los perfiles del público objetivo.•Se actualizaron las temáticas de capacitación, incorporando contenidos relacionados con el Sistema Integrado de Conservación, programas de conservación preventiva, monitoreo ambiental, gestión del riesgo, atención de emergencias documentales, limpieza y desinfección de archivos y preservación digital.•Se fortaleció el componente de sensibilización, ampliando los canales de divulgación institucional e incorporando lineamientos para el desarrollo de cursos virtuales.•Se ajustó la periodicidad y metodología para la elaboración de informes técnicos de capacitación y sensibilización, estableciendo su presentación trimestral.•Se actualizaron los recursos requeridos para la implementación del programa, incluyendo perfiles técnicos especializados, recursos tecnológicos, logísticos y pedagógicos.•Se revisaron y ajustaron las responsabilidades de las áreas participantes, fortaleciendo la articulación entre el GTGDA, el GTDTH, la OSCAE y las demás dependencias involucradas.•Se actualizaron los indicadores de seguimiento, incorporando mediciones asociadas a la ejecución de capacitaciones, sensibilizaciones y satisfacción de los participantes.
    SOPORTES
    No hay soportes