Documentos oficializados
Código GD01-F29 Versión 4
Título PROGRAMA DE ALMACENAMIENTO Y REALMACENAMIENTO DEL PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Tipo documento FORMATOS
Fecha de vigencia 17-07-2026 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación Este programa establece los lineamientos y especificaciones técnicas que debe cumplir el mobiliario y las unidades de almacenamiento empleadas para los diferentes soportes documentales, en los que se recibe y produce la información de la Entidad, conforme con los instrumentos archivísticos existentes. Así mismo, se establecen las acciones a corto, mediano y largo plazo que garanticen la conservación documental, en cumplimiento del Acuerdo 049 de 2000
Modificado por JENNY TATIANA SOTAQUIRA PATIÑO / AUXILIAR ADMINISTRATIVO Fecha 2026-06-25 10:21:31
Asignado por SANDRA ELIZABETH TOVAR GUERRERO / JEFE (E) Fecha 2026-06-25 12:53:51
Revisado metodológicamente por LAURA JOHANNA FORERO TORRES / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2026-07-14 14:47:38
Aprobado técnicamente por LINA MARCELA LEON DARABOS / COORDINADORA Fecha 2026-07-15 16:21:01
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2026-07-17 20:07:51
Publicado por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2026-07-17 22:23:35
Criterios de actualización
  • Actualización documental (cada dos años)
    		•
    Documento de copia no controlada GD01-F29_V4.docx
    DOCUMENTOS RELACIONADOS
    Documentos internos Documentos externos
    * Guía para la elaboración e implementación del Sistema Integrado de Conservación
    Documentos relacionados Anexos
    *
    *
    *
    *
    *
    *
    *
    *
    *
    *
    *
    *
    *
    		* Anexo 01 Ficha Tecnica Adhesivo en barra.docx
    * Anexo 02 Ficha Tecnica Caja referencia X200.docx
    * Anexo 03 Ficha Tecnica Caja referencia X300.docx
    * Anexo 04 Ficha Tecnica Carpeta de Solapas en Propalcote.docx
    * Anexo 05 Ficha Tecnica Carpeta Dos Aletas en Propalcote.docx
    * Anexo 06 Ficha Tecnica Carpeta Desacidificada Cuatro Aletas.docx
    * Anexo 07 Ficha Tecnica Cinta de Faya.docx
    * Anexo 08 Ficha Tecnica Cinta Filmoplast-P.docx
    * Anexo 09 Ficha Tecnica Entretela.docx
    * Anexo 10 Ficha Tecnica Ganchos Legajadores 6cm 12cm y 18 cm.docx
    * Anexo 11 Ficha Tecnica Papel Kraft.docx
    * Anexo 12 Ficha Tecnica Papel Seda Blanco.docx
    * Anexo 13 Ficha Tecnica Papel tyvek.docx
    * Anexo 14 Ficha Tecnica Sobrecubiertas Laterales.docx
    * Anexo 15 Ficha Tecnica Sobres Carta.docx
    * Anexo 16 Ficha Tecnica Clips Plastificados.docx
    * Anexo 17 Ficha Tecnica Boligrafos ISO 12757.docx
    * Anexo 18 Ficha Tecnica Lapiz Mina Negra.docx
    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    * Acuerdo 001 de 2024. Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones
    		*ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
    *AGN
    *ARCHIVO CENTRAL
    *ARCHIVO DE GESTIÓN
    *ARCHIVO HISTÓRICO
    *CALIDAD DE ARCHIVO
    *CARPETA
    *CONSERVACIÓN
    *CONSERVACIÓN – RESTAURACIÓN
    *CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
    *CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS
    *CONSERVACIÓN TOTAL
    *CUSTODIA DE DOCUMENTOS
    *DEPÓSITO DE ARCHIVO
    *EMBALAJE
    *FORMATO
    *FORMATO BÁSICO (GD)
    *GESTOR DOCUMENTAL PRINCIPAL
    *GESTOR DOCUMENTAL SECUNDARIO
    *GRAN FORMATO
    *GTGDA
    *GTSAyRF
    *LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
    *MEDIANO FORMATO
    *OAP
    *PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR
    *PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
    *RED NACIONAL DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR (RNPC)
    *SG-SST
    *SIC
    *SIGI
    *SUPERIOR A GRAN FORMATO
    *TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
    *TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
    *UNIDAD DE CONSERVACIÓN
    CONTROL DE CAMBIOS
    -Se actualiza el formato a la nueva versión institucional vigente.-Se eliminan los apartados de Glosario, Referencias Normativas y Documentos Relacionados, de conformidad con la estructura definida para la versión final del documento.-Numeral 2. Se ajusta el alcance para fortalecer los lineamientos aplicables al almacenamiento y Realmacenamiento de pruebas y/o muestras documentales.-Numeral 3. Se actualiza el problema a solucionar relacionado con el almacenamiento inadecuado de pruebas y/o muestras documentales.-Numeral 6. Se incorpora un párrafo en generalidades sobre condiciones controladas, aislamiento y prevención de riesgos biológicos, químicos o físicos.-Numeral 6.3. Se adicionan lineamientos para evitar el almacenamiento conjunto de pruebas y/o muestras documentales con documentación en soporte papel.-Numeral 7.7. Se incluye un criterio adicional de realmacenamiento por riesgo sanitario, químico o biológico asociado a pruebas y/o muestras documentales.-Cuadro N°.10. Se adiciona una estrategia de prevención y control para el manejo, almacenamiento, aislamiento y disposición de pruebas y/o muestras documentales.-Se fortalecen los lineamientos para el manejo de pruebas y/o muestras documentales, incorporando criterios específicos para su almacenamiento, aislamiento, identificación, control de riesgos biológicos y químicos, así como su tratamiento, seguimiento y disposición final, en articulación con el Programa de Documentos Especiales (GD01-F19) y los instructivos institucionales asociados.-Numeral 6.4.1. Consideraciones, se referencia el uso y la articulación de Manual de Comunicaciones (CS03-M02), Procedimiento de Comunicaciones (CS03-P01) e Instructivo Marca Institucional (CS03-I01).-Numeral 12. Se incluye (CS03-M02) Manual de Comunicaciones, (CS03-P01) Procedimiento de Comunicaciones, (CS03-I01) Instructivo Marca Institucional.-Numeral 6.2.1. Se eliminan las definiciones conceptuales de cajas de archivo para evitar redundancia con el glosario institucional, enfocando el apartado exclusivamente en criterios técnicos de uso.-Numeral 6.2.2. Se consolidan los lineamientos técnicos para carpetas de archivo, eliminando conceptos descriptivos y fortaleciendo la prohibición de ganchos, adhesivos o perforaciones que afecten la integridad del soporte. -Numeral 6.2.3. Se reestructuran las especificaciones de las sobrecubiertas laterales, manteniendo los estándares de ensamblaje por presión, el uso de cinta de faya de 2 cm y las dimensiones exactas para formatos carta y oficio. -Numeral 6.3. Se incorporan lineamientos específicos para el almacenamiento de pruebas y/o muestras, restringiendo su ubicación junto a documentación en soporte papel para evitar riesgos de alteración o deterioro.
    SOPORTES
    No hay soportes