Documentos oficializados
Código GD01-I12 Versión 3
Título INSTRUCTIVO MEDICIÓN MONITOREO Y CONTROL DE TEMPERATURA Y HUMEDAD RELATIVA EN ARCHIVOS Tipo documento INSTRUCTIVO
Fecha de vigencia 10-10-2022 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación Este instructivo establece los pasos metodológicos para realizar el monitoreo y control de la temperatura y humedad relativa en los archivos de la Entidad, como resultado de la implementación del Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales.
Modificado por LYNDA MARIA CRISTINA CASTELLANOS RODRIGUEZ / TECNICO ADMINISTRATIVO Fecha 2022-08-30 20:50:48
Revisado por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2022-10-07 14:53:35
Revisado técnicamente por ERIKA MARCELA SANABRIA SUAREZ / CONTRATISTA Fecha 2022-10-07 14:53:35
Aprobado por VIVIANA ANDREA RODRIGUEZ FLOREZ / COORDINADOR Fecha 2022-10-07 16:25:03
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2022-10-07 16:42:57
Publicado por MIGUEL ELIECER TORRES MARTINEZ / CONTRATISTA Fecha 2022-10-10 11:29:20
Criterios de actualización
  • Actualización documental (cada dos años)
    Ajuste, cambios de método, o nuevas operaciones que requieren actualización en documentos (procedimientos, formatos, manuales, instructivos) relacionados al proceso
  • Documento de copia no controlada GD01-I12_V3_copia_no_controlada.pdf
    DOCUMENTOS RELACIONADOS Y ANEXOS
    Documentos relacionados Anexos
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    * V8_Guia_Sistema_Integrado_de_Conservacion.pdf
    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    * Acuerdo Acuerdo 002 de 2021 “Por el cual se imparten directrices frente a la prevención del deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo y se deroga el Acuerdo No. 050 del 05 de mayo de 2000”.
    * Ley Ley 594 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
    *ALIMENTO NO PERECEDERO
    *ALIMENTO PERECEDERO
    *ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
    *ARCHIVO CENTRAL
    *ARCHIVO DE GESTIÓN
    *ARCHIVO HISTÓRICO
    *CONDICIONES MEDIOAMBIENTALES
    *CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
    *CONSERVACIÓN PREVENTIVA
    *CUSTODIA DE DOCUMENTOS
    *DEPÓSITO
    *DEPÓSITO DE ARCHIVO
    *DOCUMENTO DE ARCHIVO
    *GESTOR DOCUMENTAL PRINCIPAL
    *GESTOR DOCUMENTAL SECUNDARIO
    *HUMEDAD
    *HUMEDAD RELATIVA (GD)
    *LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
    *MONITOREO AMBIENTAL
    *TEMPERATURA
    *TERMOHIGRÓMETRO
    CONTROL DE CAMBIOS
    Se realiza la actualización del documento en los siguientes numerales: - Numeral 5.2., Se actualiza el segundo párrafo, puesto que la Entidad ya cuenta con espacios separados para el almacenamiento de la información, de acuerdo con el tipo de soporte y/o prueba documental. Así mismo, se incluye la toma de datos con termohigrómetro automático (software) y se incluye fotografía de este, con la identificación de los campos en la pantalla digital. - El numeral 5.2., Se divide en el numeral 5.2.1., para la toma y registro de los datos de temperatura y humedad relativa con termohigrómetro digital y en el numeral 5.2.2., para la toma y registro de los datos de temperatura y humedad relativa con termohigrómetro automático. - En el numeral 5.2.1., se incluyeron dos actividades relacionadas con el envío de la información de los termohigrómetros. - Se desarrolla el numeral 5.2.2., en el cual se describen los pasos metodológicos para el termohigrómetro automático (con software). - En recomendaciones, se suprime: “Si la medición de la temperatura y humedad relativa se realiza con un equipo automático, es decir, sin el registro manual de los datos, este instructivo debe actualizarse”. - En el numeral 6 Documentos relacionados, se incluye el Anexo N°2 relacionado con la programación y descarga de datos en termohigrómetro automático (con software).
    SOPORTES
    No hay soportes