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DOCUMENTOS RELACIONADOS
Código	GD01-P01	Versión	5
Título	PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO Y RETENCIÓN DOCUMENTAL	Tipo documento	PROCEDIMIENTO
Fecha de vigencia	10-03-2022	Estado	Oficializado
Proceso	GESTIÓN DOCUMENTAL	Justificación	1. Se actualizó el documento a la nueva estructura documental conforme a lo establecido en el procedimiento SC01-P01 DOCUMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – SIGI. 2. Se cambia el tipo documental de Manual a Procedimiento
Modificado por	LYNDA MARIA CRISTINA CASTELLANOS RODRIGUEZ / TECNICO ADMINISTRATIVO	Fecha	2022-02-25 18:44:09
Revisado por	GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE	Fecha	2022-02-28 13:10:46
Revisado técnicamente por	ERIKA MARCELA SANABRIA SUAREZ / CONTRATISTA	Fecha	2022-03-09 13:40:26
Aprobado por	VIVIANA ANDREA RODRIGUEZ FLOREZ / PROFESIONAL UNIVERSITARIO	Fecha	2022-03-09 14:31:07
Aprobado metodológicamente por	GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE	Fecha	2022-03-10 09:31:38
Publicado por	MIGUEL ELIECER TORRES MARTINEZ / CONTRATISTA	Fecha	2022-03-10 09:55:53
Criterios de actualización	Ajuste, cambios de método, o nuevas operaciones que requieren actualización en documentos (procedimientos, formatos, manuales, instructivos) relacionados al proceso
Documento de copia no controlada	GD01-P01_V5_copia_no_controlada.pdf
Documentos internos		Documentos externos

Documentos relacionados		Anexos
* * * * * * *		* Anexo 1 Lineamientos Manejo Documentos P.docx * Anexo 10 CCD Cuadro de Clasificacion Documental 2021.xlsx * Anexo 11 Actualizaciones TRD Vigencia 2022 VR2.xlsx * Anexo 12 Actualizaciones TRD Vigencia 2023 VR1.xlsx * Anexo 2 Lineamientos Backup Documentos E.docx * Anexo 3 Guia identificacion docume DDHH.docx * Anexo 4 Plan de Trabajo Archivistico.xlsx * Anexo 5 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 2016.pdf * Anexo 6 CCD Cuadro de Clasificacion Documental 2016.pdf * Anexo 7 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 2020.xlsx * Anexo 8 CCD Cuadro de Clasificacion Documental 2020.xlsx * Anexo 9 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 2021.xlsx
NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
Normas		Términos
* Decreto Decreto 458/ Por el cual se modifica el parágrafo 2 del artículo 2.2.2.17.2.4. del Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, Decreto 1074 de 2015 * Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones * Ley Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones * Ley Ley 734 Por la cual se expide el Código Disciplinario Unico. * Ley Ley 1581 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. * Decreto Decreto 1499 de 2017 Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 * Ley Ley 1564 de 2012 Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones. * Decreto Decreto 1382 de 1995 Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras di * Ley Ley 80 de 1989 Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. * Ley Ley 1952 de 2019 Por medio de la cual se expide el Código General Disciplinario, se derogan la Ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la Ley 1474 de 2011, relacionadas con el derecho disciplinario. * Acuerdo Acuerdo 002 de 2004 Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados * Acuerdo Acuerdo 002 de 2014 Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones * Acuerdo Acuerdo 003 de 2015 Se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la * Acuerdo Acuerdo 004 de 2015 Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional * Decreto Decreto 1080 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura * Resolución Resolución 29453 de 2001 Por medio de la cual se adoptan las tablas de retención documental para la Superintendencia de Industria y Comercio * Decreto Decreto 2106 de 2019 Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública * Resolución Resolución 20840 de 2020 “Por medio de la cual se deroga la Resolución 12600 de 2018 y se adoptan disposiciones frente a la conformación y funcionamiento del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Superintendencia * Ley Ley 2052 de 2020 Por la cual se establecen disposiciones transversales a la rama ejecutiva del nivel nacional y territorial y a los particulares que cumplan funciones públicas y/o administrativas, en relación con la racionalización de trám * Concepto 2-2021-13472 Certificado de convalidación de TRD ante el AGN * Concepto Radicado No. 2-2021-13472 Remisión de Certificado de Convalidación e Inscripción en el Registro Único de Series Documentales - RUSD * Decreto Decreto 106 de 2015 Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se d		AFUERA ARCHIVO ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN EN CUSTODIA ARCHIVO ELECTRÓNICO ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN – AGN ARCHIVO HISTÓRICO ARCHIVO PÚBLICO ASISTENCIA TÉCNICA AUTENTICIDAD CARPETA CICLO VITAL DEL DOCUMENTO CIGD CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL COMUNICACIÓN COMUNICACIONES OFICIALES CONSERVACIÓN CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS CONSERVACIÓN PERMANENTE CONSULTA DE DOCUMENTOS COPIA CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL CUSTODIA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN DEPÓSITO DE ARCHIVO DEPURACIÓN DESCRIPTOR DOCUMENTAL DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DESCRIPTOR DIGITALIZACIÓN DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS DOCUMENTO AUDIOVISUALES DOCUMENTOS DE APOYO DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO DOCUMENTO ESENCIAL DOCUMENTOS ESPECIALES DOCUMENTO HISTÓRICO DOCUMENTOS ICONOGRÁFICOS DOCUMENTO ORIGINAL DOCUMENTO PÚBLICO DOCUMENTOS SONOROS DOCUMENTOS TEXTUALES DURABILIDAD ELIMINACIÓN DOCUMENTAL ESTANTERÍA EXPEDIENTE EXPEDIENTE ELECTRÓNICO FECHA EXTREMAS FECHA FIRMA FIABILIDAD FIRMANTE FOLIAR FOLIO GTGDA INTEGRIDAD INVENTARIO DOCUMENTAL LEGAJO MICROFILMACIÓN ORDENACIÓN DOCUMENTAL ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL PLAN DE TRANSFERENCIAS PATRIMONIO DOCUMENTAL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA REGISTRO RETENCIÓN DE DOCUMENTOS SELECCIÓN DOCUMENTAL TESTIGO TIPO DOCUMENTAL TRANSFERENCIA DOCUMENTAL UNIDAD DE CONSERVACIÓN UNIDAD DOCUMENTAL VALOR ADMINISTRATIVO VALOR CIENTÍFICO VALOR CULTURAL VALOR HISTÓRICO VALORACIÓN DOCUMENTAL
CONTROL DE CAMBIOS
De acuerdo con la necesidad de brindar lineamientos dirigidos a toda la Entidad: - Se actualiza el titulo 3 Glosario, eliminando términos que no se aplican y que no hacen parte de este procedimiento (archivo total, condiciones ambientales, conservación preventiva de documentos, copia autentica y copia secundaria, entre otros). - Se incluye en el titulo 4 Referencias Normativas las siguientes normas: Decreto 2106 del 2019, Acuerdo 04 del 2012 y Acuerdo 04 del 2019 y se eliminan normas que se encuentran derogadas: Decreto 2609 del 2012, Acuerdo 04 del 2013, resoluciones 13337 y 50022. - Se incluye en el numeral 7.4.1 Realizar transferencia documental primaria cuadro de las TRD en la que se relaciona las vigencias de aplicación. - Se relacionan los anexos: Anexo 9 Tabla de Retención Documental Entidad – 2021, Anexo 10 Cuadro de Clasificación Documental 2021 y Anexo 11 Actualizaciones TRD.
SOPORTES
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