Documentos oficializados
Código GD01-I01 Versión 6
Título INSTRUCTIVO APLICACION TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Tipo documento INSTRUCTIVO
Fecha de vigencia 28-12-2023 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación Proporcionar a los funcionarios de la SIC, encargados de la custodia, manejo y organización de los archivos de gestión, un instrumento orientador que permita realizar la labor de archivo de una manera eficaz, eficiente y uniforme
Modificado por LYNDA MARIA CRISTINA CASTELLANOS RODRIGUEZ / TECNICO ADMINISTRATIVO Fecha 2023-12-28 12:46:44
Revisado técnicamente por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2023-12-28 13:56:54
Aprobado por LUDIS ELVIRA AGAMEZ ORDOÑEZ / COORDINADORA Fecha 2023-12-28 14:20:56
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2023-12-28 19:29:20
Publicado por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2023-12-28 21:05:41
Criterios de actualización
  • Ajuste, cambios de método, o nuevas operaciones que requieren actualización en documentos (procedimientos, formatos, manuales, instructivos) relacionados al proceso
    Cambios derivados de necesidades y expectativas de las partes interesadas
    		•
    Documento de copia no controlada GD01-I01_V6_copia_no_controlada.pdf
    DOCUMENTOS RELACIONADOS
    Documentos internos Documentos externos
    Documentos relacionados Anexos
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    		* ANEXO 1 LISTA DE CHEQUEO ORGANIZACION - FUID.xlsx
    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    * Ley Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
    * Ley Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
    		*ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
    *ARCHIVO CENTRAL
    *ARCHIVO DE GESTIÓN
    *ARCHIVO HISTÓRICO
    *CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
    *CLASIFICACIÓN GD
    *CODIFICACIÓN
    *CODIFICACIÓN POR DEPENDENCIAS:
    *CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
    *DEPURACIÓN
    *DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
    *DOCUMENTO ANÁLOGO
    *DOCUMENTO DE ARCHIVO
    *DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO
    *DOCUMENTO FACILITATIVO
    *DOCUMENTO ORIGINAL
    *DOCUMENTOS DE APOYO
    *ELIMINACIÓN DOCUMENTAL
    *EXPEDIENTE
    *EXPEDIENTE DIGITAL O DIGITALIZADO
    *EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
    *EXPEDIENTE HÍBRIDO
    *EXPEDIENTE VIRTUAL
    *FOLIACIÓN
    *FOLIAR
    *FOLIO
    *FOLIO VUELTO
    *FONDO DOCUMENTAL
    *FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA
    *FUNCIÓN DE ARCHIVO
    *GESTIÓN DOCUMENTAL
    *GESTOR DOCUMENTAL PRINCIPAL
    *GESTOR DOCUMENTAL SECUNDARIO
    *LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
    *ORDENACIÓN DOCUMENTAL
    *ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
    *PÁGINA
    *PAGINAR
    *PATRIMONIO DOCUMENTAL
    *PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
    *PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
    *PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
    *SERIE DOCUMENTAL
    *SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO - SGA
    *SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
    *SOPORTE DOCUMENTAL
    *SUBSERIE DOCUMENTAL
    *TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)
    *TIPO DOCUMENTAL
    *TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
    *UNIDAD DE CONSERVACIÓN (GD)
    *VALOR PERMANENTE O SECUNDARIO
    *VALOR PRIMARIO
    *VALORACIÓN DOCUMENTAL
    CONTROL DE CAMBIOS
    1. Se realizó actualización de fondo de todo el documento, se organizó la información en todo el documento. Si bien no se eliminaron actividades, estás se reorganizaron lógicamente dentro del documento, incluyendo diferentes consideraciones en las actividades, las nuevas inclusiones se encuentran dentro del documento en letra cursiva. 2. Se incluyó la actualización del diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental – FUID GD01-F01 3. Se incluyó el diligenciamiento del Formato Hoja de Control de Unidades Documentales GD01-F15 4. Se relaciono el Procedimiento de Borrado Seguro de Información – GS01-P09, ubicado en el proceso Administración de la Infraestructura Tecnológica del SIGI, teniendo en cuenta que las actividades que se describían en el titulo 5.3.2 ELIMINAR DOCUMENTACIÓN EN SOPORTE ELECTRÓNICO, se encuentran contempladas en este.
    SOPORTES
    No hay soportes