Documentos oficializados
Código GD01-P01 Versión 5
Título PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO Y RETENCIÓN DOCUMENTAL Tipo documento PROCEDIMIENTO
Fecha de vigencia 10-03-2022 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación 1. Se actualizó el documento a la nueva estructura documental conforme a lo establecido en el procedimiento SC01-P01 DOCUMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – SIGI. 2. Se cambia el tipo documental de Manual a Procedimiento
Modificado por LYNDA MARIA CRISTINA CASTELLANOS RODRIGUEZ / TECNICO ADMINISTRATIVO Fecha 2022-02-25 18:44:09
Revisado por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2022-03-09 13:40:26
Revisado técnicamente por ERIKA MARCELA SANABRIA SUAREZ / CONTRATISTA Fecha 2022-03-09 13:40:26
Aprobado por VIVIANA ANDREA RODRIGUEZ FLOREZ / COORDINADOR Fecha 2022-03-09 14:31:07
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2022-03-10 09:31:38
Publicado por MIGUEL ELIECER TORRES MARTINEZ / CONTRATISTA Fecha 2022-03-10 09:55:53
Criterios de actualización
  • Ajuste, cambios de método, o nuevas operaciones que requieren actualización en documentos (procedimientos, formatos, manuales, instructivos) relacionados al proceso
  • Documento de copia no controlada GD01-P01_V5_copia_no_controlada.pdf
    DOCUMENTOS RELACIONADOS Y ANEXOS
    Documentos relacionados Anexos
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    * Anexo 1 Lineamientos Manejo Documentos P.docx
    * Anexo 10 CCD Cuadro de Clasificacion Documental 2021.xlsx
    * Anexo 11 Actualizaciones TRD.xlsx
    * Anexo 2 Lineamientos Backup Documentos E.docx
    * Anexo 3 Guia identificacion docume DDHH.docx
    * Anexo 4 Plan de Trabajo Archivistico.xlsx
    * Anexo 5 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 2016.pdf
    * Anexo 6 CCD Cuadro de Clasificacion Documental 2016.pdf
    * Anexo 7 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 2020.xlsx
    * Anexo 8 CCD Cuadro de Clasificacion Documental 2020.xlsx
    * Anexo 9 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 2021.xlsx
    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    * Decreto Decreto 458/ Por el cual se modifica el parágrafo 2 del artículo 2.2.2.17.2.4. del Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, Decreto 1074 de 2015
    * Ley Ley 1712 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones
    * Ley Ley 594 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
    * Ley Ley 734 Por la cual se expide el Código Disciplinario Unico.
    * Ley Ley 1581 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
    * Decreto Decreto 1499 de 2017 Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 175
    * Ley Ley 1564 Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones.
    * Decreto Decreto 1382 de 1995 Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras di
    * Ley Ley 80 “Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.”
    * Ley Ley 1952 Por medio de la cual se expide el Código General Disciplinario, se derogan la Ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la Ley 1474 de 2011, relacionadas con el derecho disciplinario.
    * Acuerdo Acuerdo 002 de 2004 “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”
    * Acuerdo Acuerdo 02 de 2014 Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones
    * Acuerdo Acuerdo 003 de 2105 “Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad
    * Acuerdo Acuerdo 004 de 2015 “Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional
    * Acuerdo Acuerdo 004 de 2019 Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de
    * Acuerdo Acuerdo 07 de 1994 Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos
    * Acuerdo Acuerdo 11 de 1996 Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos
    * Acuerdo Acuerdo 38 de 2002 Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
    * Acuerdo Acuerdo 42 de 2002 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documen
    * Acuerdo Acuerdo 15 de 2003 “Por el cual se modifican los artículos 26, 28 y 37 del Acuerdo 1518 del 28 de Agosto de 2002 y el artículo 1 del 1605 del 30 de Octubre de 2002.”
    * prueba Circular 004 de 2003 Organización de las Historias Laborales
    * Decreto Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”
    * Resolución Resolución 29453 de 2001 Por medio de la cual se adoptan las tablas de retención documental para la Superintendencia de Industria y Comercio
    * Decreto Decreto 2106 Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública
    * Resolución Resolución 20840 de 2020 “Por medio de la cual se deroga la Resolución 12600 de 2018 y se adoptan disposiciones frente a la conformación y funcionamiento del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Superintendencia
    * Ley Ley 2052 de 2020 Por la cual se establecen disposiciones transversales a la rama ejecutiva del nivel nacional y territorial y a los particulares que cumplan funciones públicas y/o administrativas, en relación con la racionalización de trám
    * Concepto 2-2021-13472 Certificado de convalidación de TRD ante el AGN
    * Concepto Radicado No. 2-2021-13472 Remisión de Certificado de Convalidación e Inscripción en el Registro Único de Series Documentales - RUSD
    * Decreto Decreto 998 de 1997 Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación.
    * Decreto Decreto 106 de 2015 Por el cual se reglamente el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos del Estado y < los documentos de carácter privado declarados de interés cultural.
    * Acuerdo Acuerdo 36 de 2000 Por el cual se aprueba la tabla de Retención Documental presentada por la Superintendencia de Industria y Comercio.
    * Acuerdo Acuerdo 005 de 2013 Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
    * prueba Circular 012 de 2004 Orientaciones para el cumplimiento de la Circular 004 de 2003.
    * Resolución Resolución 102 de 1996 Por la cual se crea el de Archivo de la Superintendencia y se asignan funciones.
    *AFUERA
    *ARCHIVO
    *ARCHIVO CENTRAL
    *ARCHIVO DE GESTIÓN
    *ARCHIVO DE GESTIÓN EN CUSTODIA
    *ARCHIVO ELECTRÓNICO
    *ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN – AGN
    *ARCHIVO HISTÓRICO
    *ARCHIVO PÚBLICO
    *ASISTENCIA TÉCNICA
    *AUTENTICIDAD
    *CARPETA
    *CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
    *CIGD
    *CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
    *COMUNICACIÓN
    *COMUNICACIONES OFICIALES
    *CONSERVACIÓN
    *CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
    *CONSERVACIÓN PERMANENTE
    *CONSULTA DE DOCUMENTOS
    *COPIA
    *CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
    *CUSTODIA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
    *DEPÓSITO DE ARCHIVO
    *DEPURACIÓN
    *DESCRIPTOR DOCUMENTAL
    *DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
    *DESCRIPTOR
    *DIGITALIZACIÓN
    *DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
    *DOCUMENTO AUDIOVISUALES
    *DOCUMENTOS DE APOYO
    *DOCUMENTO DE ARCHIVO:
    *DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO
    *DOCUMENTO ESENCIAL
    *DOCUMENTOS ESPECIALES
    *DOCUMENTO HISTÓRICO
    *DOCUMENTOS ICONOGRÁFICOS
    *DOCUMENTO ORIGINAL
    *DOCUMENTO PÚBLICO
    *DOCUMENTOS SONOROS
    *DOCUMENTOS TEXTUALES
    *DURABILIDAD
    *ELIMINACIÓN DOCUMENTAL
    *ESTANTERÍA
    *EXPEDIENTE
    *EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
    *FECHA EXTREMAS
    *FECHA FIRMA
    *FIABILIDAD
    *FIRMANTE
    *FOLIAR
    *FOLIO
    *GTGDA
    *INTEGRIDAD
    *INVENTARIO DOCUMENTAL
    *LEGAJO
    *MICROFILMACIÓN
    *ORDENACIÓN DOCUMENTAL
    *ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
    *ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
    *PLAN DE TRANSFERENCIAS
    *PATRIMONIO DOCUMENTAL
    *PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
    *PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
    *REGISTRO
    *RETENCIÓN DE DOCUMENTOS
    *SELECCIÓN DOCUMENTAL
    *TESTIGO
    *TIPO DOCUMENTAL
    *TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
    *UNIDAD DE CONSERVACIÓN
    *UNIDAD DOCUMENTAL
    *VALOR ADMINISTRATIVO
    *VALOR CIENTÍFICO
    *VALOR CULTURAL
    *VALOR HISTÓRICO
    *VALORACIÓN DOCUMENTAL
    CONTROL DE CAMBIOS
    De acuerdo con la necesidad de brindar lineamientos dirigidos a toda la Entidad: - Se actualiza el titulo 3 Glosario, eliminando términos que no se aplican y que no hacen parte de este procedimiento (archivo total, condiciones ambientales, conservación preventiva de documentos, copia autentica y copia secundaria, entre otros). - Se incluye en el titulo 4 Referencias Normativas las siguientes normas: Decreto 2106 del 2019, Acuerdo 04 del 2012 y Acuerdo 04 del 2019 y se eliminan normas que se encuentran derogadas: Decreto 2609 del 2012, Acuerdo 04 del 2013, resoluciones 13337 y 50022. - Se incluye en el numeral 7.4.1 Realizar transferencia documental primaria cuadro de las TRD en la que se relaciona las vigencias de aplicación. - Se relacionan los anexos: Anexo 9 Tabla de Retención Documental Entidad – 2021, Anexo 10 Cuadro de Clasificación Documental 2021 y Anexo 11 Actualizaciones TRD.
    SOPORTES
    No hay soportes