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DOCUMENTOS RELACIONADOS
Código	GD01-P01	Versión	6
Título	PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO Y RETENCIÓN DOCUMENTAL	Tipo documento	PROCEDIMIENTO
Fecha de vigencia	03-10-2025	Estado	Oficializado
Proceso	GESTIÓN DOCUMENTAL	Justificación	1. Se actualizó el documento a la nueva estructura documental conforme a lo establecido en el procedimiento SC01-P01 DOCUMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL ¿ SIGI.2. Se cambia el tipo documental de Manual a Procedimiento
Modificado por	LYNDA MARIA CRISTINA CASTELLANOS RODRIGUEZ / TECNICO ADMINISTRATIVO	Fecha	2025-09-25 12:57:29
Revisado metodológicamente por	LAURA JOHANNA FORERO TORRES / CONTRATISTA	Fecha	2025-09-30 19:35:19
Aprobado técnicamente por	LYNDA MARIA CRISTINA CASTELLANOS RODRIGUEZ / TECNICO ADMINISTRATIVO	Fecha	2025-09-30 20:37:49
Aprobado metodológicamente por	GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE	Fecha	2025-10-03 14:58:15
Publicado por	MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO	Fecha	2025-10-03 17:09:08
Criterios de actualización	Actualización documental (cada dos años) Actualización o surgimiento de normativa relacionada al proceso
Documento de copia no controlada	GD01-P01_V6_copia_no_controlada.pdf
Documentos internos		Documentos externos

Documentos relacionados		Anexos
* * * * * * * * * * *		* Anexo 1 Lineamientos Manejo Documentos P.docx * Anexo 10 Actualizaciones TRD Vigencia 2024 VR1.xlsx * Anexo 11 TVD Y CCD 1968 - 1992.pdf * Anexo 12 Actualizaciones TRD Vigencia 2025.xlsx * Anexo 2 Lineamientos Backup Documentos E.docx * Anexo 3 Guia identificacion docume DDHH.docx * Anexo 4 Plan de Trabajo Archivistico.xlsx * Anexo 5 TRD y CCD 2016.pdf * Anexo 6 TRD Y CCD 2020.xlsx * Anexo 7 TRD y CCD 2021.xlsx * Anexo 8. Actualizaciones TRD Vigencia 2022.xlsx * Anexo 9 Actualizaciones TRD Vigencia 2023.xlsx
NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
Normas		Términos

CONTROL DE CAMBIOS
De acuerdo con la necesidad de brindar lineamientos dirigidos a toda la Entidad se realizan los siguientes ajustes al procedimiento:-Numeral 3. GLOSARIO, teniendo en cuentas el Acuerdo 001 del 2024 del AGN se actualizan los conceptos archivísticos.-Numeral 4. REFERENCIA NORMATIVA, se actualiza y se suprime normativa derogada, teniendo como base Acuerdo 001 del 2024 del AGN.-Numeral 5.2 RESPONSABILIDADES, se cambia la forma de presentación del responsable y su nivel de participación con base a los destinatarios de este procedimiento.-Numeral 6. REPRESENTACIÓN ESQUEMÁTICA DEL PROCEDIMIENTO, toda vez que se efectuaron cambios de las actividades de forma y de fondo se ajusta la redacción de la descripción de cada etapa.-Numeral 7. Etapa 1. REALIZAR ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS se actualizan los subtítulos 7.1.3 Realizar organización de los archivos de gestión en almacenamiento y custodia en las bodegas, en atención a la administración y custodia de estos archivos, 7.1.4 Rotular e identificar la unidad documental, se suprime el uso de las caratulas y se enfoca en el lineamiento y uso de la carpeta dos aletas y cuatro aletas, en atención a la serie ¿Procesos y/o Expedientes¿.-Numeral 7. Etapa 2. PRESTAR UNIDADES DOCUMENTALES en los subtítulos 7.2.1 Consultar unidades documentales de archivo de gestión, por parte del usuario externo, 7.2.3 Realizar préstamo de unidades documentales o expedientes entre dependencias, 7.2.4 Transportar unidades documentales, expedientes y/o procesos.-Numeral 7. Etapa 3. REALIZAR RECONSTRUCCIÓN DEL EXPEDIENTES ajustes de contenido en el subtítulo 7.3.1 Reconstruir el expediente.-Numeral 7. Etapa 4. REALIZAR TRANSFERENCIA DOCUMENTAL en los subtítulos 7.4.1 Realizar transferencia documental primaria, se actualiza imagen de línea de tiempo y numeración de los anexos, 7.4.2 Realizar transferencia documental secundaria, se articula el uso de los lineamientos descritos en el Instructivo GD01-I18.-Numeral 7. Etapa 5 REALIZAR ELIMINANCIÓN DE DOCUMENTOS se incluyen las actividades 7.5.3 Eliminar documentación de apoyo del archivo de gestión y 7.5.5 Realizar eliminación de documentación digitalizada con valor probatorio en ventanillas de radicación.-Numeral 7. Etapa 6. Se cambia el nombre de la etapa de REALIZAR ORGANIZACIÓN DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS a APLICAR LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ¿ TVD, toda vez que ya se surtió la convalidación de las TVD ante el AGN y el GTGDA se encuentra en proceso de implementación de estas.
SOPORTES
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