Documentos oficializados
Código GD01-F40 Versión 3
Título PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO - PGDEA Tipo documento FORMATOS
Fecha de vigencia 28-12-2023 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación En el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – PGDEA es una herramienta que establece los lineamientos que le permitirá a la entidad una transición de una gestión de documentos y expedientes físicos e híbridos a una gestión documental electrónica, asegurando el valor probatorio de los documentos y su preservación a lo largo del ciclo de vida.
Modificado por LYNDA MARIA CRISTINA CASTELLANOS RODRIGUEZ / TECNICO ADMINISTRATIVO Fecha 2023-12-28 09:38:34
Revisado técnicamente por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2023-12-28 13:23:34
Aprobado por LUDIS ELVIRA AGAMEZ ORDOÑEZ / COORDINADORA Fecha 2023-12-28 14:24:53
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2023-12-28 19:16:58
Publicado por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2023-12-28 21:06:13
Criterios de actualización
  • Actualización documental (cada dos años)
    Ajuste, cambios de método, o nuevas operaciones que requieren actualización en documentos (procedimientos, formatos, manuales, instructivos) relacionados al proceso
    		•
    Documento de copia no controlada GD01-F40_V3.doc
    DOCUMENTOS RELACIONADOS
    Documentos internos Documentos externos
    Documentos relacionados Anexos
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    		* Anexo 1 Formato Digitalización Certificada.xlsx
    * Anexo 2 Registro Protocolo Digitalización Certificada.xlsx
    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    * Acuerdo Acuerdo 002 de 2014 Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones
    * Decreto Decreto 1080 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura
    * Decreto Decreto 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado
    * Ley Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
    * Ley Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones
    * Ley Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
    CONTROL DE CAMBIOS
    De manera general se hace corrección sobre la numeración de títulos y subtítulos - Se crea el titulo 11. RADICACIÓN 100% ELECTRÓNICA CON VALOR PROBATORIO PARA TODAS LAS COMUNICACIONES OFICINALES DE LA ENTIDAD, teniendo en cuenta la necesidad de establecer herramientas que permitan realizar un control para identificar las comunicaciones oficiales que se van a someter a este proceso de digitalización certificada en las ventanillas de radicación. - Se incluye en el titulo 11, la creación y uso de los formatos incluidos como anexos a este programa: Anexo 1: Formato de digitalización certificada, Anexo 2: Registro de seguimiento de digitalización certificada y Anexo 3: Registro de disposición final de la digitalización certificada. - En el título 12. ACTIVIDADES PARA AVANZAR EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA Y PRESERVACIÓN DIGITAL, se suprimen las actividades ejecutadas en las vigencias anteriores a 2022, los soportes de estas y el seguimiento han dado avance a este programa.
    SOPORTES
    No hay soportes