Documentos oficializados
Código GD01-F24 Versión 2
Título PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN Tipo documento FORMATOS
Fecha de vigencia 18-10-2022 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación El Programa de Capacitación y Sensibilización establece las estrategias para generar una transformación organizacional en los temas de conservación y preservación documental a todos los actores de la Entidad, que participan en las actividades relacionadas con el ciclo vital del documento, en cumplimiento del artículo 6 del Acuerdo 006 de 2014.
Modificado por LYNDA MARIA CRISTINA CASTELLANOS RODRIGUEZ / TECNICO ADMINISTRATIVO Fecha 2022-09-30 22:17:03
Revisado por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2022-10-10 09:40:49
Revisado técnicamente por ERIKA MARCELA SANABRIA SUAREZ / CONTRATISTA Fecha 2022-10-10 09:40:49
Aprobado por VIVIANA ANDREA RODRIGUEZ FLOREZ / COORDINADOR Fecha 2022-10-14 18:01:25
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2022-10-18 08:52:21
Publicado por MIGUEL ELIECER TORRES MARTINEZ / CONTRATISTA Fecha 2022-10-18 09:06:02
Criterios de actualización
  • Actualización documental (cada dos años)
    Ajuste, cambios de método, o nuevas operaciones que requieren actualización en documentos (procedimientos, formatos, manuales, instructivos) relacionados al proceso
  • Documento de copia no controlada GD01-F24_V2.docx
    DOCUMENTOS RELACIONADOS Y ANEXOS
    Documentos relacionados Anexos
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    * V8_Guia_Sistema_Integrado_de_Conservacion (1).pdf
    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    * Ley Ley 1712 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones
    * Decreto Decreto 1499 de 2017 Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 175
    * Ley Ley 80 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública
    * Decreto Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”
    * Ley Ley 4 Código de Régimen Político y Municipal
    * Ley Ley 43 Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales.
    * Acuerdo Acuerdo 011 Por el cual se establecen los criterios de conservación y entidad de documento
    * Acuerdo Acuerdo 047 Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo” del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación”
    * Acuerdo Acuerdo 049 Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
    * Acuerdo Acuerdo 006 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de documentos” de la Ley 594 de 2000.
    * Norma Norma Técnica 3458 Higiene y Seguridad. Identificación de tuberías y servicios.
    * Norma Norma Técnica 5397 Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Características de calidad.
    * Norma Norma Técnica 6104 Materiales para registro de imágenes. Discos ópticos. Prácticas de almacenamiento.
    * Norma Norma Técnica 1500 Código colombiano de instalaciones hidráulicas y sanitarias.
    * Norma Norma Técnica 2050
    * Norma Norma Técnica 4568 Información y documentación. Papeles para documentos. Requisitos de permanencia
    * Norma Norma Técnica 5921 Información y documentación. Requisitos de almacenamiento de material documental en archivos y bibliotecas.
    *ARANDA
    *CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
    *CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
    *CONSERVACIÓN PREVENTIVA
    *CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS
    *CONSERVACIÓN TOTAL
    *CONSERVACIÓN – RESTAURACIÓN
    *GESTOR DOCUMENTAL PRINCIPAL
    *GESTOR DOCUMENTAL SECUNDARIO
    *LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
    *PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
    CONTROL DE CAMBIOS
    Se realiza la actualización del documento en los siguientes numerales: Numeral 3. Problemas para solucionar, se suprimen algunas situaciones identificadas en vigencias anteriores y que se han ido subsanando en la ejecución de las capacitaciones y sensibilizaciones a la entidad. Numeral 6. Generalidades, se suprime la palabra cuatro, puesto que es más tiempo en la ejecución de las actividades de capacitación y sensibilización al interior de la Entidad. Numeral 7.2. Realizar capacitación, se modifica la nota dentro de la periodicidad, por la palabra “cuando se requiera”, puesto que depende de la cantidad que se define en consenso con GTDTH dentro del PIC; se modificó el Cuadro N°2 Cronograma de capacitaciones técnicas en conservación documental, se suprime la temática correspondiente a: “aspectos generales de medios físicos (análogos) de almacenamiento, puesto que este tema se va abordar desde el Programa de Documentos Especiales; y se incluye la temática: “Aspectos de prevención de emergencias y atención de desastres para material documental y manejo de documentos en simulacro”, con el respectivo tiempo de capacitación, público al que va dirigido, perfil del público y periodicidad; y se adicionó en el último párrafo bases de datos en Microsoft Excel (Forms). Numeral 7.3. Realizar sensibilizaciones (Publicaciones), se reemplaza la periodicidad de las publicaciones de “trimestral” por “periódicas”; y se incluye el canal de “El Gallo”. Así mismo, se modifica el cuadro N°3, al cual se le incluye: la frase “De acuerdo, con lo definido por el GTDTH para cada vigencia” Numeral 7.4 se cambia la periodicidad en la realización de los informes de avance del programa. Numeral 9. Recursos, se actualiza el recurso humano que realiza las capacitaciones presenciales y/o virtual al interior de la Entidad. Finalmente, dentro del documento se incluyen los numerales: documentos externos y resumen cambios respecto a la versión anterior.
    SOPORTES
    No hay soportes