Documentos oficializados
Código GD01-F26 Versión 2
Título PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL DEL PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Tipo documento FORMATOS
Fecha de vigencia 08-07-2024 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación El Programa establece los lineamientos, directrices técnicas y operativas para realizar la limpieza, desinfección, desratización y desinsectación en todos los espacios de almacenamiento documental, para garantizar la conservación de los documentos de la Entidad, en virtud del Acuerdo 049 de 2000 y el Acuerdo 006 de 2014.
Modificado por LYNDA MARIA CRISTINA CASTELLANOS RODRIGUEZ / TECNICO ADMINISTRATIVO Fecha 2024-06-17 13:18:07
Revisado por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2024-06-18 18:40:40
Revisado técnicamente por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2024-07-04 23:17:54
Aprobado por LUDIS ELVIRA AGAMEZ ORDOÑEZ / COORDINADORA Fecha 2024-07-05 16:07:50
Aprobado metodológicamente por GABRIEL TURBAY VELANDIA / JEFE (E) Fecha 2024-07-05 17:00:18
Publicado por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2024-07-08 15:30:13
Criterios de actualización
  • Actualización documental (cada dos años)
    Actualización o surgimiento de normativa relacionada al proceso
    Ajuste, cambios de método, o nuevas operaciones que requieren actualización en documentos (procedimientos, formatos, manuales, instructivos) relacionados al proceso
    		•
    Documento de copia no controlada GD01-F26_V2.doc
    DOCUMENTOS RELACIONADOS
    Documentos internos Documentos externos
    * Guía para la elaboración e implementación del Sistema Integrado de Conservación
    Documentos relacionados Anexos
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    		* ANEXO 1.Ficha Técnica Brochas Cerdas Suaves.docx
    * ANEXO 2. Ficha Técnica Timsen.docx
    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    * Acuerdo Acuerdo 006 de 2014 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de documentos” de la Ley 594 de 2000.
    * Ley Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
    		*ALTERACIONES DE TIPO BIOLÓGICO
    *ALTERACIONES DE TIPO FÍSICO
    *ALTERACIONES DE TIPO QUÍMICO
    *ARANDA
    *ARCHIVO CENTRAL
    *ARCHIVO DE GESTIÓN
    *ARCHIVO HISTÓRICO
    *BIODETERIORO
    *CARGA DE POLVO
    *CARGA MICROBIANA
    *CARPETA
    *CONSERVACIÓN
    *CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
    *CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
    *CONSERVACIÓN PREVENTIVA
    *CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS
    *DEPÓSITO
    *DEPÓSITO DE ARCHIVO
    *DESINFECCIÓN
    *DESINSECTACIÓN
    *DESRATIZACIÓN
    *DETERIORO
    *DOCUMENTO DE ARCHIVO
    *FACTORES DE DETERIORO
    *FOLIO
    *GESTOR DOCUMENTAL PRINCIPAL
    *GESTOR DOCUMENTAL SECUNDARIO
    *INDICADORES DE DETERIORO
    *LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
    *LIMPIEZA DOCUMENTAL
    *LIMPIEZA MECÁNICA
    *LIMPIEZA SUPERFICIAL
    *MANCHAS
    *SANEAMIENTO AMBIENTAL
    *SANEAMIENTO DOCUMENTAL
    *SOPORTE DOCUMENTAL
    *UNIDAD DE CONSERVACIÓN (GD)
    CONTROL DE CAMBIOS
    Se realiza la actualización del documento en los siguientes numerales: Numeral 6.4. Desratización, se actualiza la descripción de la actividad con los microorganismos que pueden ser transmisibles por roedores y las medidas de protección en caso de encontrarse unidades de conservación y documentos afectados por roedores. Numerales 7.2.1.1. Realizar limpieza de áreas de archivo, 7.2.1.2 Realizar limpieza de superficies de archivo, 7.3.1. Realizar desinfección de áreas de archivo y 7.3.2. Realizar desinfección de superficies de archivo. Se actualiza el número del formato GD01-F45 en el cual quedan registradas las actividades de desinfección. Numeral 8. Cronograma. Se modifican los siguientes ítems: Ítem 1. Se adiciona la tarea de socializar cronograma con el Sistema de Gestión Ambiental para su conocimiento y articulación con las actividades de saneamiento aplicada desde el sistema Ítem 2. Se incluye el uso del formato GD01-F45 como control para registrar las actividades de limpieza de áreas y limpieza de superficie de archivo. Se cambia la frecuencia de la actividad a semestral para la actividad de limpieza de áreas de archivo. Se incluye el formato GD01-F34 como registro de control para las actividades de Limpieza de documentos. Se elimina el siguiente párrafo: “Esta actividad está acompañada de pruebas microbiológicas antes y después del proceso para verificar la efectividad del proceso de desinfección”. Ítem 3. Se incluye aspersión como método para desinfección de áreas de archivo. Se incluye el formato GD01-F45 como registro de control para las actividades de desinfección de áreas y superficies de archivo. Se adiciona la tarea de incluir en el informe del programa y del contratista las actividades de desinfección de documentos con deterioro biológico. Ítem 5. y Ítem 6. Se incluye el uso del formato Seguimiento de Limpieza de Centros de Acopio hoja Archivos GA03-F04 e informe de contratista como registro de control de esta actividad.
    SOPORTES
    No hay soportes