Documentos oficializados
Código GD01-I13 Versión 2
Título INSTRUCTIVO MANEJO DE DOCUMENTOS EN CASO DE SINIESTRO Tipo documento INSTRUCTIVO
Fecha de vigencia 16-11-2023 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación Este instructivo establece los lineamientos para asegurar una adecuada manipulación y tratamiento de los documentos afectados en caso de siniestro ocasionado por fuego o agua, como respuesta a la implementación del Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres para material documental
Modificado por LYNDA MARIA CRISTINA CASTELLANOS RODRIGUEZ / TECNICO ADMINISTRATIVO Fecha 2023-11-10 16:53:09
Revisado por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2023-11-10 17:20:56
Revisado técnicamente por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2023-11-14 08:44:44
Aprobado por LUDIS ELVIRA AGAMEZ ORDOÑEZ / COORDINADORA Fecha 2023-11-15 11:24:34
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2023-11-16 17:27:50
Publicado por MARY CARRILLO PACHECO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2023-11-16 17:50:50
Criterios de actualización
  • Actualización documental (cada dos años)
    Ajuste, cambios de método, o nuevas operaciones que requieren actualización en documentos (procedimientos, formatos, manuales, instructivos) relacionados al proceso
    		•
    Documento de copia no controlada GD01-I13_V2_copia_no_controlada.pdf
    DOCUMENTOS RELACIONADOS
    Documentos internos Documentos externos
    * Guía para la elaboración e implementación del Sistema Integrado de Conservación
    Documentos relacionados Anexos
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    		* Guia_Sistema_Integrado_de_Conservacion.pdf
    * PAUTAS PARA DIAGNOSTICO DE ARCHIVOS.pdf
    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    * Acuerdo Acuerdo 002 de 2021 Por el cual se imparten directrices frente a la prevención del deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo y se deroga el Acuerdo No. 050 del 05 de mayo de 2000.
    * Acuerdo Acuerdo 006 de 2014 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de documentos” de la Ley 594 de 2000.
    * Acuerdo Acuerdo 007 de 2014 Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones
    * Ley Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones
    * Ley Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
    CONTROL DE CAMBIOS
    El documento se actualiza en los siguientes puntos: Numeral 1. Objetivo, se actualiza conforme con lo estipulado en el Acuerdo 002 de 2021 del AGN. Numeral 2. Destinatarios, se actualiza el nombre del Comité Operativo de Emergencias, conforme con la actualización del Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante emergencias del año 2021. Numeral 3. Glosario, se actualiza algunos términos técnicos, conforme con lo estipulado en el Acuerdo 002 de 2021, en el Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencias del año 2021. Numeral 4. Generalidades, se actualiza conforme con lo estipulado en el Acuerdo 002 de 2021 del AGN. Numeral 4.1. Se actualiza conforme a lo dispuesto en el Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante emergencias de la SIC del año 2021 y el Acuerdo 002 de 2021 del AGN. Numeral 4.2. Se actualiza conforme con lo estipulado en el Acuerdo 002 de 2021 del AGN. Numeral 4.3. Se desarrolla este numeral, conforme con lo estipulado en el Acuerdo 002 de 2021 del AGN. Numeral 5.1.1. Se actualiza conforme con lo estipulado en el Acuerdo 002 de 2021 del AGN y se actualiza el nombre del Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencias del año 2021. Numeral 5.1.2. Se actualiza el nombre del Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencias del año 2021. Numeral 5.4. y numeral 5.4.1. Se desarrollan estos numerales para incluir las actividades en caso de siniestro por hurto o vandalismo Numeral 6. Se actualiza el nombre del Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias del año 2021. Se incluye el numeral 6.1 Documentos Externos. A nivel general se incluye el uso del Formato Diagnóstico del Estado de Conservación GD01-F46 y algunos documentos técnicos relacionados del sistema de gestión ambiental y seguridad y salud del trabajo.
    SOPORTES
    No hay soportes