Documentos oficializados
Código GD01-F28 Versión 2
Título PROGRAMA PREVENCIÓN DE EMERGENCIAS Y ATENCIÓN DE DESASTRES PARA MATERIAL DOCUMENTAL Tipo documento FORMATOS
Fecha de vigencia 18-10-2022 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación Este programa establece los lineamientos y las acciones que se deben ejecutar en las etapas de planificación, reacción y recuperación de los documentos afectados en caso de presentarse un siniestro, con el objeto de minimizar y controlar los daños ocasionados en los diferentes soportes de la Entidad, en cumplimiento del Acuerdo 050 de 2000 y del Acuerdo 006 de 2014.
Modificado por LYNDA MARIA CRISTINA CASTELLANOS RODRIGUEZ / TECNICO ADMINISTRATIVO Fecha 2022-09-30 21:12:33
Revisado por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2022-10-10 09:12:58
Revisado técnicamente por ERIKA MARCELA SANABRIA SUAREZ / CONTRATISTA Fecha 2022-10-10 09:12:58
Aprobado por VIVIANA ANDREA RODRIGUEZ FLOREZ / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2022-10-14 18:02:14
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2022-10-18 08:51:10
Publicado por MIGUEL ELIECER TORRES MARTINEZ / CONTRATISTA Fecha 2022-10-18 13:13:14
Criterios de actualización
  • Actualización documental (cada dos años)
    Ajuste, cambios de método, o nuevas operaciones que requieren actualización en documentos (procedimientos, formatos, manuales, instructivos) relacionados al proceso
    		•
    Documento de copia no controlada GD01-F28_V2.docx
    DOCUMENTOS RELACIONADOS
    Documentos internos Documentos externos
    Documentos relacionados Anexos
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    		* REGLAMENTO_Retie2013mini.pdf
    * titulo-a-nsr-100.pdf
    * V8_Guia_Sistema_Integrado_de_Conservacion (1).pdf
    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    * Ley Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones
    * Ley Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
    * Decreto Decreto 1499 de 2017 Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015
    * Ley Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública
    * Ley Ley 4 de 1913 Código de Régimen Político y Municipal
    * Acuerdo Acuerdo 047 de 2000 Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo” del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación”
    * Acuerdo Acuerdo 049 Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
    * Acuerdo Acuerdo 006 de 2014 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de documentos” de la Ley 594 de 2000.
    * Norma Norma Técnica 3458 de 1992 Higiene y Seguridad. Identificación de tuberías y servicios.
    * Norma Norma Técnica 5397 de 2005 Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Características de calidad. NTC 5397:2005
    * Norma Norma Técnica 6104 de 2015 Materiales para registro de imágenes. Discos ópticos. Prácticas de almacenamiento.
    * Norma Norma Técnica 1500 de 2017 Código colombiano de instalaciones hidráulicas y sanitarias.
    * Norma Norma Técnica 2050 de 2020 Código eléctrico colombiano. Código Eléctrico Colombiano NTC 2050 Segunda Actualización - PB 009
    * Norma Norma Técnica 4568 de 2018 Información y documentación. Papeles para documentos. Requisitos de permanencia. NTC 4568:2018
    * Norma Norma Técnica 5921 de 2018 Información y documentación. Requisitos de almacenamiento de material documental en archivos y bibliotecas.
    		*ACCIDENTE DOCUMENTAL
    *ALARMA
    *ALERTA
    *ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
    *ALTERACIONES DE TIPO BIOLÓGICO
    *ALTERACIONES DE TIPO FÍSICO
    *ALTERACIONES DE TIPO QUÍMICO
    *AMENAZA
    *ARANDA
    *ARCHIVO CENTRAL
    *ARCHIVO DE GESTIÓN
    *ARCHIVO HISTÓRICO
    *BRIGADA DE EMERGENCIAS DOCUMENTALES
    *CADENA DE LLAMADAS- RED DE COMUNICACIONES
    *CARPETA
    *COMITÉ OPERATIVO DE EMERGENCIAS (COE)
    *CONSERVACIÓN
    *CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
    *CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
    *CONSERVACIÓN PREVENTIVA
    *CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS
    *CONSERVACIÓN – RESTAURACIÓN
    *DEPÓSITO
    *DEPÓSITO DE ARCHIVO
    *DESHUMIDIFICADOR
    *DOCUMENTO
    *DOCUMENTO DE ARCHIVO
    *DOCUMENTO ESENCIAL
    *DOCUMENTO HISTÓRICO
    *EMBALAJE
    *EMERGENCIA
    *EMERGENCIA NATURAL
    *EMERGENCIA SOCIAL
    *EMERGENCIA TECNOLÓGICA
    *ESTANTERÍA
    *EVACUACIÓN
    *FACTOR DE RIESGO
    *FACTORES DE DETERIORO
    *FOLIO
    *GESTIÓN DEL RIESGO
    *GESTOR DOCUMENTAL PRINCIPAL
    *GESTOR DOCUMENTAL SECUNDARIO
    *INDICADORES DE DETERIORO
    *LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
    *MATRIZ DE RIESGOS
    *MITIGACIÓN
    *PLAN DE EMERGENCIAS
    *RIESGO
    *SINIESTRO
    *SITUACIÓN DE RIESGO PARA EL MATERIAL DOCUMENTAL
    *UNIDAD DE CONSERVACIÓN
    CONTROL DE CAMBIOS
    Se realiza la actualización del documento en los siguientes numerales: Numeral 1. Objetivo, se modifica de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 002 de 2021. Numeral 3. Problemas a solucionar, se suprimen situaciones identificadas en el proceso de elaboración del programa y que se han ido subsanando en el proceso de implementación. Numeral 4. Glosario, se actualiza de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 002 de 2021 y la actualización realizada al Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencia Superintendencia de Industria y Comercio del año 2021. Numeral 6.1. Etapa de planificación, se realiza la actualización del nombre del Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencia del año 2021. Así mismo, se incluyen los ítems: canales de comunicación, identificación de acervos documentales e identificación de espacio físico donde trasladar la documentación en caso de siniestro, conforme lo establecido en el Acuerdo 002 de 2021. Numeral 6.1.2. Sistemas de detección de incendios, se incluye un párrafo conforme lo dispuesto en el Acuerdo 002 de 2021. Numeral 6.1.3. Sistemas de extinción de incendios, se actualiza el nombre del Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencia Superintendencia de Industria y Comercio del año 2021; Así mismo, se hacen precisiones sobre este sistema conforme con lo estipulado en el Acuerdo 002 de 2021. Numeral 6.1.4. Tipos de extintores, se actualiza el nombre del Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencia Superintendencia de Industria y Comercio del año 2021. Se adicionan los numerales 6.1.5. Medidas de protección contra el agua; numeral 6.1.6. Medidas de protección por hurto o vandalismo; numeral 6.1.7. Medidas de seguridad de la información. Numeral 6.1.8. Sistemas de seguridad, se actualiza conforme con lo estipulado en el Acuerdo 002 de 2021. Numeral 6.1.9., numeral 6.1.9.1., numeral 6.2., numeral 6.3. Se actualiza conforme con lo estipulado en el Acuerdo 002 de 2021; se actualiza la conformación de la brigada de emergencias documentales. Numeral 7.7. Descripción de actividades, se actualiza la frecuencia de realización de las actividades del programa y actualiza el nombre del Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencia Superintendencia de Industria y Comercio del año 2021. Numeral 8. Tiempo de ejecución, Se actualiza conforme con lo estipulado en el Acuerdo 002 de 2021; se actualiza la conformación de la brigada de emergencias documentales. Numeral 9, se actualizan los recursos del programa. Numeral 12. Documentos relacionados, se actualiza el nombre del Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencia Superintendencia de Industria y Comercio del año 2021. Se incluyen los numeral 12.1. Documentos externos y numeral 13 Resumen cambios respecto a la anterior versión.
    SOPORTES
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