Documentos oficializados
Código GD01-I18 Versión 2
Título INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LA DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS Tipo documento INSTRUCTIVO
Fecha de vigencia 23-12-2022 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación Este instructivo es una herramienta en la que se establece los lineamientos técnicos para aplicar las disposiciones finales descritas en las Tablas de Valoración Documental y las Tablas de Retención Documental las cuales serán realizadas por el Grupo de Trabajo de Gestión Documental y Archivo.
Modificado por LYNDA MARIA CRISTINA CASTELLANOS RODRIGUEZ / TECNICO ADMINISTRATIVO Fecha 2022-12-16 16:30:43
Revisado por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2022-12-16 16:57:09
Revisado técnicamente por ERIKA MARCELA SANABRIA SUAREZ / CONTRATISTA Fecha 2022-12-23 09:30:58
Aprobado por VIVIANA ANDREA RODRIGUEZ FLOREZ / PROFESIONAL UNIVERSITARIO Fecha 2022-12-23 12:47:34
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2022-12-23 13:22:36
Publicado por MIGUEL ELIECER TORRES MARTINEZ / CONTRATISTA Fecha 2022-12-23 13:48:12
Criterios de actualización
  • Ajuste, cambios de método, o nuevas operaciones que requieren actualización en documentos (procedimientos, formatos, manuales, instructivos) relacionados al proceso
    		•
    Documento de copia no controlada GD01-I18_V2_copia_no_controlada.pdf
    DOCUMENTOS RELACIONADOS
    Documentos internos Documentos externos
    Documentos relacionados Anexos
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    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    * Constitución Política de Colombia Constitución Política de Colombia
    * Ley Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
    		*ARCHIVO DE GESTIÓN
    *CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
    *DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
    *ELIMINACIÓN DOCUMENTAL
    *FONDO DOCUMENTAL
    *GESTOR DOCUMENTAL PRINCIPAL
    *GESTOR DOCUMENTAL SECUNDARIO
    *INVENTARIO DOCUMENTAL
    *LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
    *RETENCIÓN DE DOCUMENTOS
    *SELECCIÓN DOCUMENTAL
    *SERIE DOCUMENTAL
    *SUBSERIE DOCUMENTAL
    *TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)
    *TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD)
    *TIPO DOCUMENTAL
    *TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
    *VALORACIÓN DOCUMENTAL
    CONTROL DE CAMBIOS
    · Se incluye en el titulo 5 GLOSARIO los conceptos de Gestor Documental Principal y Gestor Documental Secundario. · Se actualiza ilustración de la línea de tiempo para la aplicación de TVD y TRD. · Se incluye en el titulo 5.1.5 Tratamiento de documentos a transferir. Los documentos que hacen parte del plan de conservación documental. · Se incluye en el titulo 5.1.6 Entrega de transferencias secundarias, 5.2.2 Realizar la selección documental y en el titulo 5.3 Realizar eliminación documental el uso del Formato Historial de Disposición Final de Documentos. · En el titulo 5.2.2 Realizar la selección documental se incluye tabla de Tamaño de muestras para seleccionar unidades documentales para transferencias. · Se crea el formato Historial de Disposición Final de Documentos, teniendo en cuenta la necesidad de llevar un control que de constancia de la documentación que se ha realizado transferencia secundaria al Archivo General de la Nación, de los documentos seleccionados con fines de conservación y de eliminación.
    SOPORTES
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