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DOCUMENTOS RELACIONADOS
Código	GD01-F23	Versión	2
Título	PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL	Tipo documento	FORMATOS
Fecha de vigencia	18-10-2022	Estado	Oficializado
Proceso	GESTIÓN DOCUMENTAL	Justificación	El Plan de Conservación Documental establece los lineamientos técnicos y las acciones a corto, mediano y largo plazo, para garantizar la conservación de los documentos en soporte análogo que se encuentran en papel, medios magnéticos, medios ópticos, medios extraíbles, soportes flexibles, pruebas y/o muestras documentales, en cumplimiento del artículo 12 del Acuerdo 006 de 2014.
Modificado por	LYNDA MARIA CRISTINA CASTELLANOS RODRIGUEZ / TECNICO ADMINISTRATIVO	Fecha	2022-09-30 21:39:42
Revisado por	GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE	Fecha	2022-10-10 09:30:36
Revisado técnicamente por	ERIKA MARCELA SANABRIA SUAREZ / CONTRATISTA	Fecha	2022-10-10 09:30:36
Aprobado por	VIVIANA ANDREA RODRIGUEZ FLOREZ / PROFESIONAL UNIVERSITARIO	Fecha	2022-10-14 18:01:57
Aprobado metodológicamente por	GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE	Fecha	2022-10-18 08:52:05
Publicado por	MIGUEL ELIECER TORRES MARTINEZ / CONTRATISTA	Fecha	2022-10-18 13:07:37
Criterios de actualización	Actualización documental (cada dos años) Ajuste, cambios de método, o nuevas operaciones que requieren actualización en documentos (procedimientos, formatos, manuales, instructivos) relacionados al proceso
Documento de copia no controlada	GD01-F23_V2.docx
Documentos internos		Documentos externos

Documentos relacionados		Anexos
* * * * * * * * * * * * *		* V8_Guia_Sistema_Integrado_de_Conservacion (1).pdf
NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
Normas		Términos
* Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones * Ley Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones * Decreto Decreto 1499 de 2017 Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 * Ley Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública * Ley Ley 80 de 1989 Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. * Acuerdo Acuerdo 004 de 2015 Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional * Decreto Decreto 1080 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura * Ley Ley 4 de 1913 Código de Régimen Político y Municipal * Acuerdo Acuerdo 006 de 2014 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de documentos” de la Ley 594 de 2000. * Norma Norma Técnica 3458 de 1992 Higiene y Seguridad. Identificación de tuberías y servicios. * Norma Norma Técnica 5397 de 2005 Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Características de calidad. NTC 5397:2005 * Norma Norma Técnica 6104 de 2015 Materiales para registro de imágenes. Discos ópticos. Prácticas de almacenamiento. * Norma Norma Técnica 1500 de 2017 Código colombiano de instalaciones hidráulicas y sanitarias. * Norma Norma Técnica 2050 de 2020 Código eléctrico colombiano. Código Eléctrico Colombiano NTC 2050 Segunda Actualización - PB 009 * Norma Norma Técnica 4568 de 2018 Información y documentación. Papeles para documentos. Requisitos de permanencia. NTC 4568:2018 * Norma Norma Técnica 5921 de 2018 Información y documentación. Requisitos de almacenamiento de material documental en archivos y bibliotecas.		ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS ALTERACIONES DE TIPO BIOLÓGICO ALTERACIONES DE TIPO FÍSICO ALTERACIONES DE TIPO QUÍMICO ARANDA ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO HISTÓRICO CALIDAD DE ARCHIVO CARGA DE POLVO CARGA MICROBIANA CARPETA CICLO VITAL DEL DOCUMENTO CONDICIONES AMBIENTALES CONSERVACIÓN CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS CONSERVACIÓN DOCUMENTAL CONSERVACIÓN PREVENTIVA CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS CONSERVACIÓN TOTAL CONSERVACIÓN – RESTAURACIÓN CUSTODIA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN DEPÓSITO DEPÓSITO DE ARCHIVO DESHUMIDIFICADOR DESINFECCIÓN DESINSECTACIÓN DESRATIZACIÓN DOCUMENTO DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO ESENCIAL DOCUMENTO HISTÓRICO DURABILIDAD EMBALAJE ESTABILIDAD ESTANTERÍA FACTORES DE DETERIORO FOLIO GESTIÓN DEL RIESGO GESTOR DOCUMENTAL PRINCIPAL GESTOR DOCUMENTAL SECUNDARIO HUMEDAD HUMEDAD RELATIVA (GD) IMPACTO (GD) INDICADORES DE DETERIORO LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO LIMPIEZA DOCUMENTAL LIMPIEZA MECÁNICA LIMPIEZA SUPERFICIAL MANCHAS MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO CORRECTIVO MANTENIMIENTO PREVENTIVO MONITOREO AMBIENTAL OXIDACIÓN Y CORROSIÓN PATRIMONIO DOCUMENTAL PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO RESISTENCIA RESTAURACIÓN RIESGO SANEAMIENTO AMBIENTAL SANEAMIENTO DOCUMENTAL SITUACIÓN DE RIESGO PARA EL MATERIAL DOCUMENTAL SUCIEDAD TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD) TERMOHIGRÓMETRO *UNIDAD DE CONSERVACIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
Se realiza actualización del documento en los siguientes numerales: Numeral 1. Introducción, se realiza la actualización de normativa sobre la cual se basa la implementación del plan en la Entidad. Numeral 4. Referencias normativas, se reemplaza el Acuerdo 050 de 2000 por el Acuerdo 002 de 2021 y su aplicabilidad en la Entidad. Numeral 6. Metodología, se actualiza la palabra papel, por análogos y se actualizan la ejecución de las actividades de los programas, como resultado de su implementación en la Entidad. Numeral 6.1.2. Actividades del Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas, se suprimió la periodicidad de elaboración de informes y la realización de inspecciones, puesto que están descritas en el respectivo programa. Así mismo, se actualizó la normativa aplicable al programa, conforme con lo expedido por el AGN. Numeral 6.1.3. Actividades del Programa de Saneamiento Ambiental, se actualizó el Formato Seguimiento Limpieza y Desinfección de Áreas y Depósitos de Archivo GD01-F45, puesto que el anterior correspondía a Gestión Administrativa. Así mismo, se suprimió la actualización de algunas actividades de saneamiento ambiental, como son desinsectación y desratización, puesto que están descritas en el programa y están relacionadas con lo que se acuerda con el colaborador externo. Numeral 6.1.4. Actividades del Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales, se suprimió la periodicidad de la elaboración de los informes, puesto que está descrito en el respectivo programa. Numeral 6.1.5. Actividades del Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Emergencias para Material Documental, se actualizó el nombre de acuerdo con lo dispuesto en el GD01-F28; se actualizó la cantidad de simulacros, según lo acordado con el COE en la presente vigencia; y se incluyó al líder de la brigada de emergencias documentales, conforme con lo dispuesto en las resoluciones expedidas en la vigencia 2021. Numeral 6.1.6. Actividades del Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento, se incluyó la frase “Cuando se requiera” en algunas actividades. Numeral 6.2.1. Recursos humanos, se actualizó el perfil de las personas que realizan y ayudan en la implementación del plan. Numeral 7. Tiempo de Ejecución, se actualizaron algunas actividades y se marcaron aquellas que ya se habían ejecutado en la vigencia 2020 y 2021. Así mismo, se incluyeron unas actividades, de acuerdo con las necesidades identificadas en la vigencia 2022. Numeral 11 Documentos Externos, se incluyó este ítem, de acuerdo con la estructura normalizada del SIGI. Numeral 12. Resumen cambios respecto a la versión anterior, se incluyó este ítem, de acuerdo con la estructura normalizada del SIGI.
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