Documentos oficializados
Código GD01-I04 Versión 3
Título INSTRUCTIVO SOLICITUD, PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES Tipo documento INSTRUCTIVO
Fecha de vigencia 08-11-2022 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación Establecer los lineamientos para el préstamo y devolución de expedientes al usuario interno y externo
Modificado por LYNDA MARIA CRISTINA CASTELLANOS RODRIGUEZ / TECNICO ADMINISTRATIVO Fecha 2022-10-25 11:00:27
Revisado por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2022-11-03 15:38:54
Revisado técnicamente por ERIKA MARCELA SANABRIA SUAREZ / CONTRATISTA Fecha 2022-11-03 15:38:54
Aprobado por VIVIANA ANDREA RODRIGUEZ FLOREZ / COORDINADOR Fecha 2022-11-04 16:48:36
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2022-11-08 08:32:11
Publicado por MIGUEL ELIECER TORRES MARTINEZ / CONTRATISTA Fecha 2022-11-08 10:55:51
Criterios de actualización
  • Actualización documental (cada dos años)
    Ajuste, cambios de método, o nuevas operaciones que requieren actualización en documentos (procedimientos, formatos, manuales, instructivos) relacionados al proceso
  • Documento de copia no controlada GD01-I04_V3_copia_no_controlada.pdf
    DOCUMENTOS RELACIONADOS Y ANEXOS
    Documentos relacionados Anexos
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    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    * Constitución Política de Colombia Decreto 1991 Constitución Política de Colombia
    * Ley Ley 594 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
    *ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO
    *ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
    *ARCHIVO
    *ARCHIVO CENTRAL
    *ARCHIVO DE GESTIÓN
    *ARCHIVO DE GESTIÓN EN CUSTODIA
    *ARCHIVO ELECTRÓNICO
    *CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
    *CONSULTA DE DOCUMENTOS
    *CUSTODIA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
    *DEPÓSITO DE ARCHIVO
    *DOCUMENTO ANÁLOGO
    *DOCUMENTO DE ARCHIVO
    *DOCUMENTO DIGITAL
    *DOCUMENTO DIGITALIZADO
    *DOCUMENTO ELECTRÓNICO
    *ESTANTERÍA
    *EXPEDIENTE
    *EXPEDIENTE HÍBRIDO
    *GESTOR DOCUMENTAL PRINCIPAL
    *GESTOR DOCUMENTAL SECUNDARIO
    *HOJA DE CONTROL
    *INVENTARIO DOCUMENTAL
    *LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
    *ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
    *ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
    *REPROGRAFÍA
    *SIPI
    *TESTIGO
    *UNIDAD DE CONSERVACIÓN (GD)
    *UNIDAD DOCUMENTAL
    CONTROL DE CAMBIOS
    Se procedió a la modificación del documento ajustando su redacción incluyendo y modificando los siguientes ítems: - En el titulo 3 GLOSARIO, se incluyó los conceptos de conservación de documentos, gestor documental principal, gestor documental secundario, hoja de control, líder de gestión documental. - En el titulo 4 GENERALIDADES, se incluye el uso del formato Registro de Incidentes y Accidentes Documentales GD01-F38 y del Programa Prevención de Emergencias y Atención de Desastres para Material Documental del Plan de Conservación Documental – GD01-F28. - En el titulo 4.1 se relacionan áreas que tiene en las TRD la Serie EXPEDIENTES ahora PROCESOS. - Se incluye el titulo 5.1 SOLICITAR EXPEDIENTES O PROCESOS para orientación del usuario interno y el uso del aplicativo en el sistema de tramites. - Se incluye el titulo 5.3 ENTREGAR EXPEDIENTES O PROCESOS AL ARCHIVO DE GESTIÓN EN CUSTODIA para orientación del usuario interno y el uso del aplicativo en el sistema de trámites y el uso del Programa de Documentos Especiales – GD01-I20 y del Instructivo de Traslado de Documentos entre Sedes y Depósitos de Archivo – GD01-I16. - Se actualiza de manera general el titulo 5.4 ANEXAR DOCUMENTOS teniendo en cuenta la recepción de la documentación recibida y radicada por Front Desk de SIPI (Propiedad Industrial).
    SOPORTES
    No hay soportes