Documentos oficializados
Código GD01-F23 Versión 2
Título PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Tipo documento FORMATOS
Fecha de vigencia 18-10-2022 Estado Oficializado
Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL Justificación El Plan de Conservación Documental establece los lineamientos técnicos y las acciones a corto, mediano y largo plazo, para garantizar la conservación de los documentos en soporte análogo que se encuentran en papel, medios magnéticos, medios ópticos, medios extraíbles, soportes flexibles, pruebas y/o muestras documentales, en cumplimiento del artículo 12 del Acuerdo 006 de 2014.
Modificado por LYNDA MARIA CRISTINA CASTELLANOS RODRIGUEZ / TECNICO ADMINISTRATIVO Fecha 2022-09-30 21:39:42
Revisado por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2022-10-10 09:30:36
Revisado técnicamente por ERIKA MARCELA SANABRIA SUAREZ / CONTRATISTA Fecha 2022-10-10 09:30:36
Aprobado por VIVIANA ANDREA RODRIGUEZ FLOREZ / COORDINADOR Fecha 2022-10-14 18:01:57
Aprobado metodológicamente por GISELLE JOHANNA CASTELBLANCO MUÑOZ / JEFE Fecha 2022-10-18 08:52:05
Publicado por MIGUEL ELIECER TORRES MARTINEZ / CONTRATISTA Fecha 2022-10-18 13:07:37
Criterios de actualización
  • Actualización documental (cada dos años)
    Ajuste, cambios de método, o nuevas operaciones que requieren actualización en documentos (procedimientos, formatos, manuales, instructivos) relacionados al proceso
  • Documento de copia no controlada GD01-F23_V2.docx
    DOCUMENTOS RELACIONADOS Y ANEXOS
    Documentos relacionados Anexos
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    * V8_Guia_Sistema_Integrado_de_Conservacion (1).pdf
    NORMAS Y TÉRMINOS RELACIONADOS
    Normas Términos
    * Ley Ley 1712 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones
    * Ley Ley 594 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
    * Decreto Decreto 1499 de 2017 Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 175
    * Ley Ley 80 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública
    * Ley Ley 80 “Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.”
    * Acuerdo Acuerdo 004 de 2015 “Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional
    * Acuerdo Acuerdo 07 de 1994 Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos
    * Acuerdo Acuerdo 11 de 1996 Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos
    * Decreto Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”
    * Ley Ley 4 Código de Régimen Político y Municipal
    * Ley Ley 43 Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales.
    * Acuerdo Acuerdo 011 Por el cual se establecen los criterios de conservación y entidad de documento
    * Acuerdo Acuerdo 047 Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo” del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación”
    * Acuerdo Acuerdo 049 Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
    * Acuerdo Acuerdo 006 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de documentos” de la Ley 594 de 2000.
    * Norma Norma Técnica 3458 Higiene y Seguridad. Identificación de tuberías y servicios.
    * Norma Norma Técnica 5397 Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Características de calidad.
    * Norma Norma Técnica 6104 Materiales para registro de imágenes. Discos ópticos. Prácticas de almacenamiento.
    * Norma Norma Técnica 1500 Código colombiano de instalaciones hidráulicas y sanitarias.
    * Norma Norma Técnica 2050
    * Norma Norma Técnica 4568 Información y documentación. Papeles para documentos. Requisitos de permanencia
    * Norma Norma Técnica 5921 Información y documentación. Requisitos de almacenamiento de material documental en archivos y bibliotecas.
    *ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO
    *ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
    *ALTERACIONES DE TIPO BIOLÓGICO
    *ALTERACIONES DE TIPO FÍSICO
    *ALTERACIONES DE TIPO QUÍMICO
    *ARANDA
    *ARCHIVO CENTRAL
    *ARCHIVO DE GESTIÓN
    *ARCHIVO HISTÓRICO
    *CALIDAD DE ARCHIVO
    *CARGA DE POLVO
    *CARGA MICROBIANA
    *CARPETA
    *CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
    *CONDICIONES AMBIENTALES
    *CONSERVACIÓN
    *CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
    *CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
    *CONSERVACIÓN PREVENTIVA
    *CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS
    *CONSERVACIÓN TOTAL
    *CONSERVACIÓN – RESTAURACIÓN
    *CUSTODIA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
    *DEPÓSITO
    *DEPÓSITO DE ARCHIVO
    *DESHUMIDIFICADOR
    *DESINFECCIÓN
    *DESINSECTACIÓN
    *DESRATIZACIÓN
    *DOCUMENTO
    *DOCUMENTO DE ARCHIVO
    *DOCUMENTO ESENCIAL
    *DOCUMENTO HISTÓRICO
    *DURABILIDAD
    *EMBALAJE
    *ESTABILIDAD
    *ESTANTERÍA
    *FACTORES DE DETERIORO
    *FOLIO
    *GESTIÓN DEL RIESGO
    *GESTOR DOCUMENTAL PRINCIPAL
    *GESTOR DOCUMENTAL SECUNDARIO
    *HUMEDAD
    *HUMEDAD RELATIVA (GD)
    *IMPACTO (GD)
    *INDICADORES DE DETERIORO
    *LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
    *LIMPIEZA DOCUMENTAL
    *LIMPIEZA MECÁNICA
    *LIMPIEZA SUPERFICIAL
    *MANCHAS
    *MANTENIMIENTO
    *MANTENIMIENTO CORRECTIVO
    *MANTENIMIENTO PREVENTIVO
    *MONITOREO AMBIENTAL
    *OXIDACIÓN Y CORROSIÓN
    *PATRIMONIO DOCUMENTAL
    *PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
    *RESISTENCIA
    *RESTAURACIÓN
    *RIESGO
    *SANEAMIENTO AMBIENTAL
    *SANEAMIENTO DOCUMENTAL
    *SITUACIÓN DE RIESGO PARA EL MATERIAL DOCUMENTAL
    *SUCIEDAD
    *TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)
    *TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD)
    *TERMOHIGRÓMETRO
    *UNIDAD DE CONSERVACIÓN
    CONTROL DE CAMBIOS
    Se realiza actualización del documento en los siguientes numerales: Numeral 1. Introducción, se realiza la actualización de normativa sobre la cual se basa la implementación del plan en la Entidad. Numeral 4. Referencias normativas, se reemplaza el Acuerdo 050 de 2000 por el Acuerdo 002 de 2021 y su aplicabilidad en la Entidad. Numeral 6. Metodología, se actualiza la palabra papel, por análogos y se actualizan la ejecución de las actividades de los programas, como resultado de su implementación en la Entidad. Numeral 6.1.2. Actividades del Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas, se suprimió la periodicidad de elaboración de informes y la realización de inspecciones, puesto que están descritas en el respectivo programa. Así mismo, se actualizó la normativa aplicable al programa, conforme con lo expedido por el AGN. Numeral 6.1.3. Actividades del Programa de Saneamiento Ambiental, se actualizó el Formato Seguimiento Limpieza y Desinfección de Áreas y Depósitos de Archivo GD01-F45, puesto que el anterior correspondía a Gestión Administrativa. Así mismo, se suprimió la actualización de algunas actividades de saneamiento ambiental, como son desinsectación y desratización, puesto que están descritas en el programa y están relacionadas con lo que se acuerda con el colaborador externo. Numeral 6.1.4. Actividades del Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales, se suprimió la periodicidad de la elaboración de los informes, puesto que está descrito en el respectivo programa. Numeral 6.1.5. Actividades del Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Emergencias para Material Documental, se actualizó el nombre de acuerdo con lo dispuesto en el GD01-F28; se actualizó la cantidad de simulacros, según lo acordado con el COE en la presente vigencia; y se incluyó al líder de la brigada de emergencias documentales, conforme con lo dispuesto en las resoluciones expedidas en la vigencia 2021. Numeral 6.1.6. Actividades del Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento, se incluyó la frase “Cuando se requiera” en algunas actividades. Numeral 6.2.1. Recursos humanos, se actualizó el perfil de las personas que realizan y ayudan en la implementación del plan. Numeral 7. Tiempo de Ejecución, se actualizaron algunas actividades y se marcaron aquellas que ya se habían ejecutado en la vigencia 2020 y 2021. Así mismo, se incluyeron unas actividades, de acuerdo con las necesidades identificadas en la vigencia 2022. Numeral 11 Documentos Externos, se incluyó este ítem, de acuerdo con la estructura normalizada del SIGI. Numeral 12. Resumen cambios respecto a la versión anterior, se incluyó este ítem, de acuerdo con la estructura normalizada del SIGI.
    SOPORTES
    No hay soportes